İletişimin Doğası

|

1. İLETİŞİMİN DOĞASI

1.1- İletişim Nedir ?

İletişim, iletilmek istenilen materyalin,ilgili herkes tarafından tamamen anlaşılabilmesi amacıyla bilgi, kanaat yada düşüncenin, yazı, konuşma ve görsel araçlarla veya bunların bir arada kullanımıyla iletilmesi, alınması ve değiştirilmesi olarak tanımlanabilir.

Bu, oldukça doğrudan bir süreç olarak görülebilir. Zaten bizler, birbirimizle konuşarak, mektuplar yazarak, telefon ederek, hatta, kızdığımızda veya üzüldüğümüzde işaret ve jestlerle, her zaman iletişim kurma çabası içerisinde değil miyiz? Öyleyse, iletişim olgusunu inceleme ihtiyacı nereden kaynaklanmaktadır?

Sorunun cevabı kendimizin zamanın büyük bir bölümünde iletişimle ilgili olduğumuz ve bu nedenle de doğru iletişim ihtiyacının kaçınılmaz bir gereklilik olduğudur. Ancak bu sayede kanaat ve düşüncelerimiz ilgili herkes tarafından doğru olarak algılanabilir. Yapılan eylem karmaşıklaştıkça iletmekte zorlaşır. Çok iyi anladığınız bir şeyi -örneğin, tek yönlü sokaklardan, ana caddelere nasıl ulaşılacağını- yönler hakkında hiçbir şey bilmeyen birine anlatmaya çalıştığınızı bir düşünün. Eminim, iletişimin bazen hiç de kolay olmadığı konusunda bana hak vereceksiniz.

Söylemek zorunda olduğumuz şeyi düşünmek, onu en iyi şekilde ifade edecek yöntemi, -bir mektupla, bir telefonla veya belki de şahsen- doğru ifadeleri bulmak, karşımızdakinin onu mutlaka algılayabilmesini sağlamak, verilen cevabı algılamak, iletişim sürecinin hayati önem taşıyan evreleridir.

1.2- Toplumsal İletişim

İnsan toplumsal bir varlıktır ve zamanının çoğunu diğer insanlarla geçirir. Önce, toplumsal bir ortamda, genellikle yakın çevremizle iletişim kurmayı öğrenip, yaşamımızın geri kalan kısmını toplumsal iletişim içinde geçiririz. Her aşamada, -çocuk, yetişkin, genç, anne-baba, akraba veya arkadaş- çevremizdeki kişilerle toplumsal bir iletişim sürecine gireriz. Belirli kişilere neyi söyleyip söylemeyeceğimizi, değişik insanlar tarafından hangi konuların veya ifade çeşitlerinin “ne dereceye kadar zorlayabileceğini” öğrenmeye başlarız. Kendi ifade dilimizi küçük gruplar içinde –küçük çocukların kelime oyunlarında, öğrencilerin argo konuşmalarında, müzisyenlerin, futbolcuların veya muhasebecilerin kullandığı özel terminolojide- oluştururuz.

Yüzyüze veya telefonla konuşurken, değişik iletişim türlerini kullanırız. Aldığımız hediyeler için teşekkür mektupları yazmak veya tatilde arkadaşlarımıza kartpostallar göndermek konusunda hep özendirilmişizdir. Yaşımız biraz ilerleyince aşk mektupları yazmış, gruplar içinde yer alıp, oyunlar oynamış, bir şeyler yiyip içmek için, yada, otobüs beklerken bir araya gelip dedikodular yapmış, yaşlandığımızda ise hiçbir zaman o yaşta öyle olmadığımızı anlatmışızdır.

Bunların hepsi, kendimize özgü kabul edilir veya edilemez davranış biçimleri olan toplumsal iletişimi oluşturur. Toplumsal iletişimin, genellikle gayri resmi olsa da, üzerine konuşulmasa da kendisini oluşturan dille çok yakın ilgisi vardır. Çoğu zaman farkına varmasak ta, bu tür iletişim oldukça üst düzey bir uğraşıdır. Bunu iyi yapabilirsek, “toplumsal varlıklar” olarak çok başarılı olabiliriz. Bunu kötü yapmanın bedeli ise yalıtılmak veya yalnız kalmaktır. Ancak, çoğumuzun dikkat etmek zorunda olduğu sadece toplumsal iletişim değildir. Başarılı iletişimin çok önemli olduğu bir başka alan daha vardır.

1.3- iş iletişimi

Yaşamak için çalışan herkes, iş iletişimiyle ilgilidir. İş iletişimi, sadece büro ve kamu kuruluşlarında gerçekleşen bir şey değildir. Rahat, gayri resmi ve (çoğu zaman) arkadaşça olan toplumsal iletişimin aksine, iş iletişimi dikkatli bir şekilde düzenlenir. Resmidir ve güzel duyguların alışverişinden çok, bir işi sonuçlandırma amacına yöneliktir.

Toplumsal iletişimde telefon gevezelik etmek için kullanılan bir araçken, iş ortamında en çabuk ve belki de en ucuz bilgi iletmek için kullanılan bir araç haline dönüşür. Toplumsal mektuplar, kişisel haberlerle doludur, dil ve tarz açısından gayri resmidir; iş mektupları ise, bütünüyle gayri resmi, çok daha kısa, temel ve kesin bilgi içeren ve daha resmi bir tarzda olur. Toplumsal diyalog aceleye getirilmez, küçük gruplar tarafından anlaşılabilir ağızlarla ve değişlerle ifade edilir ve genellikle gramer kurallarına uygun cümle yapıları kullanılmaz. İş konuşmaları daha dikkatli planlanır, zaman değerli olduğu için çabuk sonuçlandırılır; özel bir dili olmasına karşın argo kullanılmaz ve yapısı gramer yapılarına uygundur. Kısacası, iş iletişimi ifade ve içerik olarak belirli amaçlara uygun olarak planlanır; oysa toplumsal iletişim kendiliğinden gelişir.

Bu fark iletişimin iş ortamında kullanılmasında en önemli noktadır. Konunun önemini, iş ortamında iletişimin kullanıldığı bazı durumların gözden geçirilmesiyle sergileyebiliriz.

1.4- bazı sorunlar ve çözümler

Uygun iletişimin yöntemini benimseme ve bunu doğru olarak kullanma hem kişisel ilişkilerde hem de iş yaşantısında çok önemlidir. Arkadaşlarımız ve tanıdıklarımız ne ifade etmek istediğimizi anlamazsa, ilişkilerimiz sıkıntı içine girecektir. İşçiler kendilerinden beklenenin ne olduğunu bilmedikçe, bunu gerçekleştiremeyeceklerdir. Müşterilere kesin maliyet ve teslim günleri belirtmedikçe, mal siparişinde bulunamazlar. Müdürler bir toplantıyı yönetmedikçe, şirketi de yönetemeyeceklerdir.

1.5- sonuç

İletişim basit bir konuşma ve yazma süreci değildir. Etkinlik alanlarından ayrı olarak düşünülebilecek –beyin ameliyatı yada gül yetiştirmek gibi sadece bu konunun uzmanı kişilerce yapılabilen- bir şey de değildir. Karmaşıktır, iş ve özel hayatımızın her yönünü etkileyen, hatalara zemin hazırlayan çok hassas bir süreçtir. Yine de, sıkıntılı yanları olmasına karşın, geliştirilmiş iletişim, yaptığımız her şeyi geliştirebildiği için heyecan vericidir.

İletişimin bazı özellikleri hızla değişmektedir. Mikroçip devrimi sadece birbirimizle temas biçimimizi değiştirmeyip doküman üretme biçimimizi ve aynı zamanda kullandığımız dili de değiştirdi. (insanlar şimdilerde “bilgi bulmak” yerine “veri depoluyor”, “toplantılar” yerine “yeni yazılım programları” hakkında konuşuyorlar. Modern teknoloji belki de düşünce şeklimizi bile değiştirdi. Karmaşık bir süreç elektronik bilgi işlemci tarafından kıyaslama yöntemiyle basitleştirilirken, insan hafızasının nasıl çalıştığını açıklamak için bilgisayarla benzerliğinden yararlanılmaktadır.

Ancak teknoloji ne kadar değişse de şurası kesin, iş dünyasındaki başarı, karmaşık meseleleri anlama ve karmaşık fikirleri açıkça anlatabilme kabiliyetine giderek artan bir şekilde bağlı olacaktır. Etkili iletişim, en güncel elektronik araçları veya en eski jest ve dokunma gibi ilkel yöntemleri de kullanarak, bu anlayış ve ifadeye ulaştığımızın tek kanıtıdır.

2. İLETİŞİM TÜRLERİ

2.1- ortamı seçme

İletişim ortamı, yani fikirlerin, bilginin veya düşüncelerin iletildiği biçim, ilgili bütün faktörler göz önünde bulundurulduktan sonra dikkatle ve özenle seçilmelidir. Bu ünitede herhangi bir işle uğraşan kişilere gerekli olabilecek iletişim türleri incelenecektir; ancak, önce herhangi özel bir durum için en iyi yöntemin hangisi olduğuna karar verebilmemiz konusunda bize yardımcı olabilecek faktörlere bir göz atmamız gerekiyor.

2.1.1- güvenilebilirlik

Güvenilebilirlik temel bir öneme sahiptir. Mesajın alınacağından emin olmadıkça göndermek anlamsızdır. Bu nedenle, postacıların grevde olduğunu bildiğimiz bir ülkedeki bir şirketle temas kurmamız gerekiyorsa, mektup yazmanın iyi bir fikir olmadığı açıktır. Bunun gibi, aynı bina içinde yaşadığınız kişilere bir mesaj göndermek istediğinizde, hiç kimse durup okumayacağı için, yoğum bir koridora bir kağıdı asmanın da bir yararı olamaz. Bu durumlarda, uluslar arası bir telefon veya teleks (hatta mümkünse bir modem – bilgisayar – postacı) ve sirküler mektubu ve hatta, iyi görülebilecek bir ilan panosu üstüne iliştirilmiş bir ilan, bu tür ihtiyaçları çok daha iyi karşılayabilecek seçeneklerdir.

Gönderildiği yere ulaşan mesajın iletişim açısından güvenilebilirliğinin yanı sıra, içerdiği fikrin karşı tarafa ne kadar doğru iletildiği de önemlidir. Eğer, Türkçe’si zayıf biriyle iletişim içindeyseniz, bu kişinin anlayacağı türden cümleler içeren bir mektup yazmaktansa, hiçbir şeyin belirsiz kalmaması için yüz yüze konuşmak çok daha iyi olabilir. İletişiminizin kelimelere dökülmesi aşamasına geçmeden öncede, seçtiğiniz yapının güvenilir olup olmadığını göz önünde bulundurmanız gerekir. Kendinize, okuyucu veya okuyucularınızın amaçladığınız iletişim mesajını anlayıp anlamayacağını ve gerekli davranış değişikliğini gösterip göstermediğini sorun.

2.1.2- alıcı

İletişimde, “alıcı”, kendisine bir mesaj gönderilen veya kendisiyle iletişim kurulan kişidir. İletişim ortamını seçerken, alıcı unsuru da göz önünde bulundurulmalıdır. Kendilerine kişisel olarak iletilmesini tercih edebilecekleri bir haberi mektupla almaları alıcıları üzer mi? Söylemek istediğiniz şeyleri bir mektupla iletmenizi mi tercih ederler? Meseleleri bir grup içinde mi, yoksa bir seri kişisel görüşme ile mi tartışmak bu kişileri memnun eder? En iyi iletişim kurma şekline karar verileceği zaman bu gibi noktalara önem verilmelidir.

2.1.3- alıcıyla ilişkiniz

İş yaşamında değişik ilişkilere girdiğimiz farklı insanlarla çalışırız. Bazı insanlar bizim üstümüzde bir yetkiye sahipken, diğerleri bize bağımlı olabilir. Fakat çoğu bizimle aynı düzey ve koşullardadır. Bazen işe yeni başlayanları cesaretlendirmek gerekebilir. Bazen de uyarı ve hatta disiplin önlemleri alma durumunda kalabiliriz.

Şirketin her ferdiyle kurduğumuz ilişkinin doğası, kullandığımız iletişim türünü etkileyecektir. Örneğin; yeni bir kursiyerin idare müdürünü telefonla araması uygunsuz olur ancak bölüm başkanının kendi kısmından birini araması doğaldır. İlişkiyi göz önünde bulundurma ihtiyacı, kendi teşkilatımızdaki başka bir kişiyle nasıl iletişim içinde bulunacağınızı belirtirken de geçerlidir. Telefon edeceğiniz kişiyi yeterince iyi tanıyor musunuz; şahsına mektup yazacak kadar mı tanıyorsunuz yoksa, bağlı bulunduğu şirkete yazacağınız bir mektup daha mı uygun olur?

Bu soruların yanı sıra, alıcıyla olan kişisel ilişkinizde hatırdan çıkmamalıdır. Birbirinizle iyi geçiniyor musunuz? Biriyle yakın bir geçmişte tartıştıysanız, ona bir not yazarak yeni gündeme gelmiş bir meseleyi zora sokabilirsiniz; mesajınızı karşı tarafa ulaştırmanın daha iyi bir yolu anlaşmazlık yaratmak yerine gidip kendisini şahsen görmek olabilir.

2.1.4- Formalite

Bazı iletişim türleri oldukça resmidir. Bu tür iletişimde, her şeyin resmi yoldan yapıldığı izlenimi yaratılırken, insanlara güven vermek ve kendilerini işyerinin vazgeçilme üyeleri gibi görmelerini sağlamak amacını taşıyan kişisel ilişki önemsenmez. Doğrudan isme yazılmamış bir mektup, cesaretlendirmek veya tebrik etmek amacıyla yazılmış olsa bile çoğunlukla olumsuz bir tepki yaratabilir. Bu durumda gayri resmi bir görüşme daha uygun olabilir.

Ancak, bazı iletişim çeşitleri mutlaka resmi olmalıdır. Mal için yapılan sipariş veya talepler; işe alma, bir üst makama atanma ve disiplin ile ilgili meseleler, yani eleman almak için verilecek ilanlar ve komite toplantılarındaki tutanaklar belirli bir formalite gerektirmektedir.

2.1.5- Amaca uygunluk

İletişimle neyi gerçekleştirmeyi amaçlamaktasınız?

Hangi yönetimi kullanacağınıza karar vermeden bu noktayı düşünmeli ve istediğiniz şeyi yapmalarını sağlamak için insanlarla ne tür bir ilişki kuracağınıza karar vermelisiniz. İstifa ederek belirli bir kararı protesto etmek üzere hazırlanan bir kişiyi ikna etmek için kişisel temastan çok resmi bir mektup mu etkili olur? Bir kişiyi bir toplantıya katılması konusunda özendirmek için yazılı davet mektupları mı, bir telefon çağrısı mı daha uygundur? Dört sayfalık bir formu kim doldurabilir? Bu gibi durumlarda, kullanılacak iletişim şekline kara verirken kendimize benzer sorular sormalıyız.

2.1.6- sırdaşlık ilkesi

Bazı mesajlar belirli bir sır içerirler ve sadece amaçlanan alıcı tarafından okunması veya duyulması gerekir. Bu fark bazen önemli olabilir. Örneğin, bir kimseye ödenecek paranın bilgisi genellikle bir sırdır. Bir toplantının saati ve günü ise değildir. Eğer bir sır söz konusu ise, yalnızca yetkili kişinin görebileceği şekilde, mektup veya benzeri bir dokümanla iletişim yapılmalıdır. Eğer söz konusu bir sır ve gizlilik değilse kamuya açık bir yerden yapılacak telefon görüşmesi, bir ilan, açık bir not veya sözlü olarak üçüncü şahıslara gönderilecek bir mesaj amaca uygun düşebilir.

2.1.7- maliyet

Yazma, daktilo, kırtasiye ve posta masraflarını düşününce şehirler içi bir telefon görüşmesi çok daha ucuza gelebilir. Uzun mesafeli telefon konuşmaları, özelliklede uzun süreli olduğunda, çok daha pahalıya gelebilir. İletişimin acil olmadığı ve kesin bir sonuca veya anlaşmaya ulaşmanın hedeflenmediği durumda, bir mektup çok daha ucuz olabilir. Kişisel ziyaretler, özellikle de bürodan uzak bir mesafede yapılanlar, genelde daha pahalı olacaktır. Gerçekten de beraber olmaya gerek var mıdır? Aynı etki telefonla veya mektuplaşmayla sağlanamaz mı? Maliyet, iletişim türünü seçerken, diğerleri gibi aklımızda bulunması gereken bir faktördür.

2.1.8- hız

Bazı mesajların çok çabuk, muhtemelen telefon veya kişisel görüşme şeklinde, ulaştırılması gerekir. Bazılarınınsa hiçbir acelesi yoktur ve normal posta bile yeterli olabilir. Hız genellikle maliyetle bağlantılıdır. Çünkü daha uzun zamanda hedefe ulaşan mesajlar genelde daha ucuzdur.

2.1.9- sonuç

Bütün bu faktörler, bir iletişim türünü diğerine tercih etmemizde etkili olurlar. Maliyet, her zaman önemli bir faktör olarak kalacaktır; ancak hıza, alıcıya ve ulaştırılacak mesajın doğasına uygunlukta aynı derecede önemli unsurlardır. Çoğunlukla, iletişimin sorununa tek bir “doğru” cevapla karşılık verilemez, bu nedenle kararınızı verirken kendi yargı ve deneyimlerinizden yararlanma ihtiyacı içinde olabilirsiniz.

2.2- sözlü iletişim biçimleri

Sözlü iletişim konuşarak gerçekleştirdiğimiz iletişimdir. İki kişinin karşılıklı konuşmasında olduğu gibi doğrudan yada telefon görüşmelerinde olduğu gibi uzaktan ve dolaylı olabilir.

2.2.1- PLANLANMAMIŞ FİKİR ALIŞVERİŞİ

Ortak ilgileri olan iki veya üç kişi arasında oluşturulan bir görüşme ortamına “önceden planlanmamış fikir alışverişi” denir. Bunun dezavantajı, görüşmenin önceden planlanmamış olması nedeniyle önemli tartışma noktalarının unutulabilmesidir. Örneğin, müdürünüzle asansörde karşılaşabilir ve sürekli bozulan yeni fotokopi cihazını tartışabilirsiniz, ancak tamircinin, daha önce bozulan parçaların yerine yenilerini takmayı taahhüt etmiş olduğunu söylemeyi unutabilirsiniz. Bu tür görüşmeler bilgiyi çabuklukla iletebilmek açısından yararlıdır ve insanlara çalıştıkları kurumun üyeleri oldukları hissini verir.

2.2.2- PLANLANMIŞ GAYRİ RESMİ KONUŞMA

Bu, daha resmi fakat nispeten daha az rahat görüşme biçimi, önemli karar ve neticelere fırsat tanımayan, bir projedeki gelişmelerin rapor edildiği bir geçiş toplantısı olarak düşünülebilir.bir telefon görüşmesi, daha çok zaman kazandırıp daha az yüz yüze görüşme imkanı sağlayacağından, bu gibi amaçlar için daha iyi bir alternatiftir.

2.2.3- MÜLÂKAT

Mülâkat, iki kişi veya bir kişi ile küçük bir grup arasındaki resmi görüşmedir. İş mülâkatları çoğu insan tarafından en iyi bilinen görüşme şekli olmasına karşın, bilinenden daha farklı ve değişik nedenlerle gerçekleşebilir. Dikkatli hazırlandığında, mülakatlar fikir alışverişi ve bir sonuca ulaştırılması nedeniyle etkili olur. Ancak, uzun vakit alır ve bütün sözlü iletişim türleri gibi kâğıda geçirilemediğinden, mülâkat sırasındaki izlenimlerin gelecek kararlara etkisi azdır. Mektuplaşma veya diğer yazılı iletişim türleri bazı durumlarda, detayların belgelenebilmesi nedeniyle gelecekteki kararlar açısından daha etkili olabilir.

2.2.4- telefonla görüşme

Acil cevap beklentilerinde, hız ve doğrudan temas olanağı sağlayan telefonu kullanmak gerekir. Ancak bunun dezavantajları da vardır. Yazılı olarak kağıda geçirilemez, görüşmenin zamanlaması yanlış olabilir; bağlantı zayıf olabilir ve görüşülen kişi söyleneni veya ifade edileni yanlış anlayabilir. Şehir içi telefon görüşmeleri mektuba kıyasla ucuz, diğer telefon görüşmeleri ise daha pahalıdır. Konuyla ilgili birkaç kişinin ortak telefon görüşmesinde buluşturulduğu telefonla konferans sistemi seyahat giderlerini ortadan kaldırır. Ancak birden fazla kişinin aynı anda konuşmasını önlemek için dikkatli olunması, önlem alınması gerekir.

2.2.5- grup toplantısı

Grup toplantıları, birçok insanın becerilerini paylaşabilecekleri ve çoğunluğun üzerinde anlaştığı bir sonucu ortaya çıkarmaya yarar. Ancak, grup toplantıları dikkatle planlanmalı ve yönlendirilmelidir; yoksa zaman kaybına ve seyahat giderlerine yol açar. Yetersiz planlanmış bir toplantı yaratıcı olmaktan çok yok edicidir. Çünkü grup içindeki bireyler arasındaki ilişkileri zedeler. Bunun için telefonlu konferans ve sirküler mektupları daha iyi alternatiflerdir.

2.2.6- komite toplantıları

Bu, bir komitenin kesin olarak belirlenmiş bir sırayı takip ederek belirli aralıklarla bir araya geldiği özel bir toplantı şeklidir. Avantajları, değişik bir insan yelpazesi tarafından tamamen tartışılan ve ulaşılan sonucun resmi “tutanak” veya raporlarla kaydedildiği ortamlar sağlamasıdır. Çok geniş ve farklı görüşlerin belirsizliğe neden olması ise dezavantajıdır.

2.2.7- tüm personel veya çalışanlar arası toplantı

Bu, bir iş yerinde bütün çalışanları bir araya getiren ve örneğin yıl boyunca şirketin etkinliğinin tartışıldığı türde bir toplantıdır. İş saatlerini aldığı ve yönetilmesi güç olduğu için düzenlenmesi zordur. Çoğu zaman uzayan ve amacı belirsizleşen bir toplantı türü olmaktan ileri gidemez. Ancak, çalışmalar arası ilişkileri geliştirmesi açısından değerlidir ve sadece kısıtlı insan gruplarının tepki verdiği mektup veya form gibi iletişim çeşitleriyle kıyaslandığında, ilgili herkesin görüşlerini almanın en iyi yolu olma özelliği de vardır. Meslektaşlarıyla bir arada bulunduğunu hisseden en utangaç insanlar bile görüşlerini açıkça dile getirebilecek kadar cesaretlenebilir.

2.2.8- resmi sunuş

Sunuş veya sergileme olarak da ifade edilen “belirli bir konu ile sınırlanmış konuşma”, görsel, işitsel araçlarla bir konunun sunulması anlamına gelir. Sunuşlar genellikle personel eğitiminde ve yeni ürünlerin tanıtılmasında kullanılan bir yöntemdir. Yazılı rapordan daha çabuk etki bırakır ve bu yöntemle fikirler geniş kitlelere doğrudan ulaştırılabilir. İyi planlanmamışsa can sıkıcı olabilir. Ayrıca dinleyicilerin, ana hatları anlayamadıkları için konuyu ciddiye almamaları gibi bir riski vardır. Resmi sunuşa alternatif olarak, meslek içi eğitim, yazılı talimatlar ve video gösterileri gibi şirket eğitim programları veya sunuş eğitim amaçlı değilse, daha yaratıcı yazılı dokümanlar gösterilebilir.

2.3- yazılı iletişim türleri

2.3.1- gayri resmi not

Bu, bir arkadaşa yazılan mektup gibi en basit türdeki iletişim şeklidir. Not, bir sekreterin yemeğe çıkan patronuna dönüşte kendini arayanları bildirmesi gibi basit ve küçük meseleler için kullanılır.

Acil durumlarda kullanılabilmesi ve hızlı bir iletişim türü olması notun avantajlarıdır. Ancak, hızlı yazıldığı için önemli unsurların atlanabilmesi, hata yapılabilmesi ve bir kopyasının saklanamaması gibi sakıncalara yol açabilmektedir.

2.3.2- mesaj pusulası

Mesaj pusulası, aynı iş yerinde çalışan kişiler tarafından kullanılan ve çok daha resmi yapıda bir iletişim şeklidir. Daktilo edilir ve bir kopyası gönderici tarafından saklanır; genellikle en gerekli detayları içerdiğinden kısadır. O gün, örneğin önemli bir müşterinin ziyaretini veya yaklaşmakta olan bir konferansı yada alıcıdan gelen bir talebi hatırlatır. Daha uzun mesaj pusulaları daha çok detay içerir ancak uzun olduğundan okuyucu tarafından önemsenmeyebilir. Kişisel görüşmeler, telefon görüşmesi, aktarılan bilginin bir sır veya resmi niteliği olduğunda, mektuplar mesaj pusulasına alternatif olabilir.

Uzunlukları ne olursa olsun, mesaj pusulaları yalnızca hizmet içi posta veya mesaj servisiyle gönderilir. Eğer, açık bir şekilde gönderilirse, yetkisiz kişilerce okunabileceğinden, gizlilik içeren mesajlar için elverişli değildir. Bazen özel mesajlar olduklarının algılanabilmesi için bu tür mesajların zarflarına “gizlidir” damgası vurulur. Neticede, hizmet içi iletişimde çok yararlıdırlar.

2.3.3- mektup

Mektup, hem gönderici için hem de alıcının bir kopyasını saklayabildiği ve çeşitli konuların açıklıkla ve detaylı bir şekilde iletildiği etkili bir iletişim biçimidir. Birçok amaçla gönderilebilir. Örneğin, mal ve hizmetler hakkında bilgi vermek, yada bir telefon görüşmesiyle karara bağlanan bir toplantı gününün karşılıklı tasdikleşmesi mektupla gerçekleştirilebilir. Daktilo ve kırtasiye masrafları da dahil, mektubun maliyeti, üzerindeki puldan daha pahalıya gelse ve şehir içi telefon görüşmesi daha ucuz da olsa, mektubun başarısı maliyetinden çok daha fazladır. Gönderici arzu ederse mektubu “gizlidir” damgasıyla kapatabilir ve okuyucunun, cevap mektubunu, düşünerek hazırlaması için zaman verir.

Mektubun bir dezavantajı, alıcının eline geçmesi için bir iki günlük bir süre gerektirmesi nedeniyle acil mesajlar için elverişsiz olmasıdır. Bazı meseleler kişisel görüşmeyle daha iyi ele alınabilir; bu özellikle, bir dizi yazışma ve bir karar öncesi ön tartışma zemini hazırlanmasının gerektiği durumlarda çok önemlidir. Kişisel tartışmadan sonra, verilen kararın teyidi için mektup nihai bir belgedir.

Mektup, genelde bir iş yeri bünyesinde kullanılmaz ancak bazen saklanması gereken resmi bir belgeye ihtiyaç duyulduğunda veya iletişimin kanuni bir önemi varsa, mesaj pusulası yerine de kullanılabilir.

Previous

. İletişimin Doğası

Zirve Dergisinin Kapak Sayfasının Umberto Eco’ya Göre Görsel Çözümlemesi

Next

Yorum yapın