Access
UYARI:
Microsoft Access Dersleri AÅŸağıda Bulunan Kategorilerde, Temel Bir Yapıda Anlatılmıştır. EÄŸer Microsoft Access’e Yeni BaÅŸlıyorsanız Bir Microsoft Office Kitabı’ndan Faydalanmanızı ve Bu Bölümleri de Yardımcı Olarak Ä°ncelemenizi Tavsiye Ediyoruz. Ama Unutmayın ki En Ä°yi Öğrenme Yolu Denemeden Geçer Ve Örneklerle Anlaşılır.
Acces’in Çehresi ve Araçları
DiÄŸer Office programlarının çehresini tanıyorsanız, Access 2000’in menü ve araç çubukları size hiç de farklı görünmeyecektir. Sadece Access dosyalarının veri-tabanı dosyası olmasının sonucu farklı bir kaç menü maddesi görebilirsiniz. Buna karşılık programın çalışma alanı diÄŸer programlardan oldukça farklıdır.
Access 2000, bütün Windows 95/98 programları gibi çeÅŸikli yollarla baÅŸlatılabilir. Masaüstü’nde Access simgesi varsa, bu simgeyi iki kere tıklayarak programı açabileceÄŸiniz gibi, BaÅŸlat menüsünden Programlar’ı ve açılacak listede Microsoft Access’i seçebilirsiniz. Office 2000, BaÅŸlat menüsüne Yeni Ofis Belgesi ve Ofis Belgesi Aç maddelerini de koyar. Bu maddeleri kullanarak Ofis ailesine ait herhangi bir programı çalıştırabilirsiniz. Tabiî, Access’in oluÅŸturduÄŸu (uzatması “.mdb” olan) herhangi bir dosyayı iki kere tıklayarak da Access’i baÅŸlatmanız mümkündür.
Access de bütün Windows programları gibi kendi penceresinde açılır ve bu pencereyi istediğiniz gibi bütübelir, küçültebilir, simge durumuna getirebilir veya tüm ekranı kaplatabilirsiniz.
Access penceresinde kullanacağımız unsurları şöyle sıralayabiliriz:
Menü ÇubuÄŸu: Access 2000’in bütün kontrol unsurları, komutları ve diyalog kutuları menülerden açılır. Bütün Office 2000 programları gibi Access’in menüleri de sizin kullanım tarzınıza göre biçimlenir. Menü maddelierini tıkladığınızda açılan listelerde önce en sık kullanılan maddeler yer alır. Bir menü açıldığında herhangi bir seçim yapmaz ve bir saniye beklerseniz, listenin uzadığını ve daha seyrek kullanılan maddelerin de görüntülendiÄŸini göreceksiniz. EÄŸer beklemek istemiyorsanız, Mouse iÅŸaretçisini doÄŸruca listenin, ortasında ucu aÅŸağı bakan bir ok bulunan alt kenarına sürükleyin; liste derhal uzayacaktır. Ä°lk açılan maddeler yerine daha sonra açılan maddeler arasında seçim yaparsanız, Access 2000 bu tercihinizi öğrenecek bir dahaki sefere bu maddeyi ilk açılan listeye koyacaktır. Sık kullandığınız maddeler ise listede yukarı doÄŸru terfi ederler. Menü çubuÄŸunda yer almasını istediÄŸiniz bir komut varsa, bu komutu ayrı bir menü unsuru olarak olarak veya mevcut menülerden birine madde olarak ekleyebilirsiniz. Araçlar menüsünden ÖzelleÅŸtir maddesini ve açılacak kutuda Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden menü çubuÄŸunda olmasını arzu ettiÄŸiniz komutu Mouse iÅŸaretçisiyle tutarak, menü çubuÄŸunda arzu ettiÄŸiniz yere bırakın. Bu komutun mevcut menülerden birinde yer almasını istiyorsanız, Mouse iÅŸaretçisini menü baÅŸlığıın üzerinde bir süre tutun, menü açıldığında leni komutu arzu ettiÄŸiniz sıraya bırakın. /////////////////////////////KUTU////////////////////////////////
Menüler “uzun” açılsın istiyorsanız..
Eski usul menülere alıştı iseniz ve menülerinizin ilk açıldığında bütün maddeleri ile birlikte açılmasını istiyorsanız, Araçlar menüsünden Özelleştir maddesini, ve açılacak kutuda Seçenekler sekmesini seçin:
Burada, “Menüler Önce son kullanılanı gösterir” maddesinin önündeki iÅŸareti kaldırın. Son kullanılan menü maddelerinin yukarılarda yer almasını isteyor, fakat menünün iki aÅŸamada tamamlanmasını istemiyorsanız, “Kısa bir gecikmeden sonra tam menüleri göster” maddesinin iÅŸareti kaldırabilirsiniz.
Araç ÇubuÄŸu: Access 2000’in 23 ayrı araç çubuÄŸu vardır ve hepsini açtığınızda muhtemelen veri penceresi için yer kalmayacaktır! Ayrıca araç çubuklarındaki simgeleri deÄŸiÅŸtirebilirsiniz. Sözgelimi, varsayılan olarak açılan “Menü çubuÄŸu” adlı araç çubuÄŸunda yer alan bir simgeyi hiç kullanmadığınız için istemiyorsanız veya yeni bir komutu simge halinede çubuÄŸa almak istiyorsanız, Araçlar menüsünden ÖzelleÅŸtir maddesini ve açılacak kutuda Araç Çubukları sekmesini seçin. Kutu açıkken, araç çubuÄŸunda istediÄŸimiz simgeyi Mouse iÅŸaretçisiyle tutarak, çubuk dışında bir yere bırakın. Araç çubuÄŸuna eklemek istediÄŸiniz komut varsa, ÖzelleÅŸtir kutusu açıkken, Komutlar sekmesini seçin; Komutlar bölümünden araç çubuÄŸunda olmasını arzu ettiÄŸiniz komutu Mouse iÅŸaretçisiyle tutarak, araç çubuÄŸunda arzu ettiÄŸiniz yere bırakın. Bu suretle eklediÄŸiniz yeni simgenin resmini deÄŸiÅŸtirmek de elinizdedir. Henüz oluÅŸturduÄŸunuz simge seçili iken, Komutlar sekmesindeki Seçimi DeÄŸiÅŸtir düğmesini tıklayarak ve açılacak menüden arzu ettiÄŸiniz simgeyi seçebilirsiniz:
Veritabanı Penceresi: Access’te açtığınız veritabanları, ana pencere içinde kendi pencerelerinde, kendi menüleri ve kendi komutları ile yer alırlar. Bu pencerenin ögelerini aÅŸağıda ele alacağız.
Durum ÇubuÄŸu: Access, programın iÅŸlemesine, Veritabanının durumuna ve yapmak istediÄŸiniz iÅŸlere iliÅŸkin mesajlarını size penceresinin elt çerçevesindeki durum çubuÄŸunda bildirir. Access’e bir ÅŸey yaptırmak istiyorsanız ve Access bu komutu yerine getirmek istemiyorsa, muhtemelen sebebini Durum ÇubuÄŸu’nda belirtiyor olabilir. Bu çubuktaki bilgilerden yararlanabilirsiniz.
Ofis Yardımcısı: Access 2000, Menü çubuÄŸundaki Yardım menüsünün ÅŸirin ve kullanımı daha kolay temsilcisi olarak size 8 yardımcı sunuyor. Yardımcıyı her an tıklayarak soru kutusunu açabilirsiniz. Access 2000 Ofis yardımcısı, düzgün bir Türkçe soru cümlesini anlayıp, size doÄŸru cevabı vereibilir. Ama bunun için önce sizin Ofis Yardımcısının anladığı soru tarzına biraz aÅŸina olmanız gerekiyor. Klasik Windows yardım kutusu da Yardım menüsü vasıtasıyla açılabilir. Bu kutuda Dizin ve Ara sekmeleri bazen Ofis Yardımcısı’ndan daha hızlı sonuca ulaÅŸmanızı saÄŸlayabilir. (Veritabanı ile uığraÅŸmaktan çok sıkıldığınız bir an, Ofis Yardımcısı saÄŸ tıklayıp, Oynat maddesini seçebilirsiniz!
Veritabanı Penceresi
Access’de açık her veritabanı için bir veritabanı penceresi bulunur. Veritabanı, yaptığınız iÅŸe baÄŸlı olarak bu pencerenin içinde veya dışında ayrı bir pencerede görüntülenebilir. Bu “görünümler” çoÄŸu zaman Veritabanı penceresi içinde yaptığınız tercihlere baÄŸlıdır. Veritabanı penceresinin unsurlarını ele alalım.
Veritabanı penceresinin kendi menü çubuğu vardır; ancak bu çubuktaki unsurlarla sadece ait olduğu veritabanına ilişkin işler yapabilirsiniz. Örneğin bu çubuktaki Aç simgesi, veritabanının seçilmiş olan nesnesini (tablosunu, formunu, raporunu, sorgusunu, sayfasını, sorgusunu veya modülünü) açar. Tasarla maddesiyle, mevcut nesnelerden birinin tasarımını değiştirebilirsiniz. Yeni maddesi ise bazı sihirbazları veya tasarım görünümünde yeni tablo ve rapor yapımını harekete geçirecek maddeler içeren bir diyalog kutusu açar. Sil simgesi ise seçilmiş nesneyi siler.
Veritabanı penceresinin dört görünüm belirleme simgesi ise, veritabanı penceresinin içindeki nesnelerin büyük veya küçük simge halinde ya da kısa veya ayrıntılı liste olarak gösterilmesini sağlar. Yukarıdaki örnekte, ayrıntısız liste görünümü var. Ayrıntılı listede nesnenin adı, tanımı, oluşturma ve değiştirme tarihleri ile türü gösterilir.
Silinen tablo ne olur?
Veritabanı penceresindeki büyük X harfi görünümündeki simge, tablo, form, rapor gibi seçilmiÅŸ bir nesnenin silinmesini saÄŸlar. Araçlar menüsünde, Seçenekler maddesini ve bu kutuda Düzen/Bul sekmesini tıklayarak ve buradaki Onayla bölümünde en azından “Belge silmeyi” maddesini iÅŸaretlemezseniz, silinen nesne, silinmiÅŸ olur. Bu yüzlerce kiÅŸinin aylarca süren emeÄŸi ile hazırlanmış ve her nedense yedeÄŸi bulunmayan bir tablo olabilir. ÇoÄŸu zaman kazayla silinen nesnelerin yer aldığı veri tabanlarının yedeÄŸi bulunmaz!
Bir onay kutusunda Evet düğmesini tıklamak, böyle bir kayıpla karşı karşıya kalmaktan daha az zahmetli olsa gerek! Access içinde sildiğiniz nesnenin geri gelmeyeceğini unutmayın!
Veritabanı dendiÄŸi zaman aklımıza genellikle sadece tablolar gelir. Oysa veritabanı, en azından veriler arasında seçme yapmayı saÄŸlayan sorgu (query) araçları da içermelidir. Yoksa veritabanının bir kelime iÅŸlemciyle oluÅŸturacağınız listeden farkı olamaz. Access 2000 veritabanı dendiÄŸinde bir çok nesneyi birden anlar. Bu nesneler, birarada, veritabanını oluÅŸkurular. Bir veritabanında bulunabilecek nesneleri ilerde ele alacağız. Fakat ÅŸimdilik veritabanını tablolar demeti olarak düşünün. Access tablosu, sizin tayin ettiÄŸiniz sayıda sütun ve yine sizin bilgi girdiÄŸiniz miktarda satırdan oluÅŸur. Access’te veritablosu yapmayı da ilerde ele alacağız. Access size tablolarımıza bilgi girmek veya bu bilgileri düzenlemek için sorgu, form, modül ve makro adında araçlar sunar. Tablolar ve bu araçları kullanarak oluÅŸturacağınız sorgular, formlar, modüller ve makrolar, veritabanızın nesneleridir. Bir veritabanında ÅŸu nesneler bulunabilir:
1. Tablolar: Verilerinizin içinde bulunduÄŸu listeler. Yeni bir veritabanı dosyası oluÅŸturmak üzere Access 2000’i çalıştırdığınızda açılan boÅŸ veritabanı penceresinde, tablo oluÅŸturmak üzere üç komut kısayolu veya araç görürsünüz. Bunlar, “Tasarım görünümünde tablo oluÅŸtur,” “Sihirbazı kullanarak tablo oluÅŸtur” ve “Veri girerek tablo oluÅŸtur” adını taşır.
2. Sorgular: Verilerinizi tablolar halinde ortaya çıkarttıktan sonra, bu verilerden yeni seçmeler yapmak, belirli bir ölçükü (kriteri) karşılaşılayan veya karşılamayanları seçmek ve benzeri veri-iÅŸlemlerini sorgu (Query) aracıyla yaparsınız. Access 2000, “Tasarım görünümünde sorgu oluÅŸtur” ve “Sihirbazı kullanarak sorgu oluÅŸtur” adlı iki araçla sorgu oluÅŸturmanızı saÄŸlar.
3. Formlar: Veri girme veya veri-iÅŸlem iÅŸlerinizi kolaylaÅŸtıran araçlardır. Formu, veritabanınızdaki bilgilere denk kutular içeren bir tür grafik arayüz sayabilirsiniz. Access 2000, “Tasarım görünümünde form oluÅŸtur” ve “Sihirbazı kullanarak form oluÅŸtur” adlı iki araçla form oluÅŸturmanızı saÄŸlar.
4. Raporlar: Verilerinizin bir bakıma ham liste halinde kurtarılıp, anlamlı diziler haline getirilmesine rapor çıkartma denir. Access 2000, “Tasarım görünümünde rapor oluÅŸtur” ve “Sihirbazı kullanarak rapor oluÅŸtur” adlı iki araçla rapor oluÅŸturmanızı saÄŸlar.
5. Sayfalar: Veri eriÅŸim sayfaları. Access 2000’in yeniliklerinden olan sayfalar bundan böyle veritabanı dosyalarınızın bir parçası olarak, veriye baÄŸlı, vergi güncelleÅŸtirildikte yenilenen Web sayfaları hazırlama imkanı sunuyor. Access 2000, “Tasarım görünümünde veri eriÅŸim sayfası oluÅŸtur,” “Sihirbazı kullanarak veri eriÅŸim sayfası oluÅŸtur” ve “Zaten varolan Web sayfasını görüntüle” adlı üç araçla veri eriÅŸim sayfası yapmanızı veya varolan sayfayı yeniden düzenlemenizi saÄŸlar.
Makrolar, modüller: Tıpkı kelime işlem programlarında olduğu gibi, sık sık tekrar ettiğiniz işlemleri, makro ve modül haline getirebilir ve bunları uygun olan herhangi bir tablo, form veya sorguda kullanabilirsiniz. Makro ve modülleri geliştirme işi ya otomatik olarak Access tarafından yapılır; ya da siz Visual Basic for Applications (Uygulamalar için Görsel Basic dili) editörünü kullanarak kendiniz makro ve modül oluşturabilirsiniz.
Görünümler
Bir veri tablosu, Access’te çeÅŸitli görünümlere sahip olabilir, veya baÅŸka bir deyiÅŸle veritabanınızı farklı biçimlerde görüntüleyebilirsiniz. Access’te tablolarınız genellikle veritabanı görünümde bulunur; bununla birlikte tablolar form görünümünde de iÅŸlenebilir, doldurulabilir, düzenlenebilir.
Veritabanı görümünde, bir Access tablosu ile sözgelimi bir Excel tablosunun farkını ayırt etmek zordur. Bu görünümde tablonun çerçevesinin üst kenarında adı yazılı olur; bunun hemen altında ise tablodaki alan adlarının bulunduğu başlık bölümü vardır. Kayıtlar ise tablonun satırları olarak sıralanır. Tablonun sağ ve alt kenarlarında kaydırma çubukları bulunur. Tablonun alt çerçevesinin son köşesinde Gezinme Düğmeleri yer alır. Bu düğmeleri kullanarak tablodaki kayıtlar arasında gidip gelebilirsiniz. En soldaki düğme ile en başa, en sağdaki ikinci düğme ile de en sona gidersiniz. Üzerinde yıldız bulunan sağdaki düğme ise size yeni bir kayıt girmeniz için boş satır açar. Ayrıca buradaki kutuya istediğiniz kaydın sıra numarasını yazarak, doğruca o kayda gitmeniz mümkündür.
Access 2000 kurulduÄŸu sırada bilgisayarınıza örnek bazı veritabanları ve hatta kullanılmaya hazır veri-yönlendirmeli iki Access-uygulaması kurar. (contacts.mdb ve addrbk.mdb) Bu örnek veritabanlarını açtığınızda büyük bir ihtimalle, birinci sütunun solunda içinde artı (+) iÅŸareti olan bir sütun göreceksiniz. Bu, o kaydın baÅŸka tablolarla iliÅŸkilendirilmiÅŸ olduÄŸunu gösterir. Access 2000’le gelen bu yenilik ve kazandırdığı imkanlar üzerinde sonra ayrıntılı duracağız.
Access veritabannı, tablo olarak görüntülenebildiği gibi, Form olarak da görüntülenebilir.
Access 2000, veri tablolarınızı alarak, form biçimine getirebilir veya bunu size bırakabilir. Access’in otomatik oluÅŸturduÄŸu tabloları sonradan yeniden ÅŸekillendirebiliriz. Bir tablona hangi alanlar ve bu alanların karşısında ne deÄŸerler varsa, formda da onlar bulunur. Formlarda da gezinme düğmeleri yer alır.
Access’in bir diÄŸer veri görüntüleme biçimi ise sorgulama sonucu ortaya çıkar. Sorgu (query) veritabanı dosyasındaki tablo veya tablolardan seçme yapmak demektir. Seçme iÅŸlemi için ölçütleri (kriterleri) “Åžu tablodan ÅŸu alanları al!” diye mutlak biçimde siz belirtebileceÄŸiniz gibi, “Åžu alandaki deÄŸer ÅŸu ise, ÅŸundan aÅŸağı ise, bundan yukarı ise, veya bu deÄŸilse..” ÅŸeklinde “mantıksal” olarak da tanımlayabilirsiniz. Access 2000, bu ölçütlere uyan kayıtları seçerek bir “sorgu sonucu” oluÅŸturur; bu sonuç veritabanı dosyasına tablo olarak kaydedilebilir; veya sadece siz sorguyu çalıştırdığınız sırada ortaya çıkar; sorgu iÅŸlemi bitince yok olur.
Mouse’unuzun saÄŸ düğmesi
Access 2000, diÄŸer Ofis 2000 programları gibi, Mouse’un saÄŸ düğmesine çeÅŸitli iÅŸlevler yükler. Mouse’un saÄŸ düğmesi, üzerinde saÄŸ-tıkladığınız nesnenin gerektirdiÄŸi bir yerel menü açılmasını saÄŸlar. Bu menüler arasındaki farkı görebilmek için veritabanı penceresinde farklı nesneleri saÄŸ-tıklayın.
Ve Yardım
Access 2000 ile çalıştığınız sırada ne yapıyor olursanız olun, klavyede F1 düğmesine basarak, yardım dosyasını açabilirsiniz. Ofis Yardımcısı adı verilen simge, o anda yapmakta olduğunuz işlemle ilgili bir kaç hazır yardım konusu başlığının yer aldığı ve bunlar yeterli değilse kendi sorunuzu yazmanıza imkan veren bir diyalog kutusu açacaktır.
Ofis 2000 ailesi programlarının yardım dosyalarında yapılan yenileme sonucu artık yardım istediÄŸiniz konuyu mutlaka yardım dosyasının ÅŸifreli ifadeleriyle yazmanız gerekmiyor. Bu kutuya normal bir soru yazabilirsiniz. AraÅŸtır düğmesini tıkladığınızda, büyük bir ihtimalle tam aradığınız konuya uygun bir baÅŸlığın yer aldığı bir kaç yardım konusu liste halinde karşınıza gelecektir. Ofis Yardımcısı’nın diyalog kutusundaki Seçenekler düğmesini tıklarsanız, Yardımcı için farklı simgeler seçebilirsiniz.
Ofis Yardımcısının sağladığı hızlı yardım yeterli olmadığı anlarda, arama ve dizinden geçme gibi diğer bazı imkanları olan yardım kutusunu açabilirsiniz. Bunun için Yardım menüsünden Microsoft Access Yardım maddesini seçmeniz gerekir.
Yardım gereken konunun anahtar kelimelerinin ne olabileceği hakkında şüphede iseniz, bu kutuda İçindekiler sekmesini tıklayarak bütün yardım konularını ana başlıklar halinde inceleyebilirsiniz. Bu kutuda ikinci sekme olan, Cevap Sihirbazı ise Ofis Yardımcısı gibi, düzgün bir Türkçe soruyu anlayabilir! (Kurulu Windows sisteminizin varsayılan dili Türkçe değilse, Ofis Asistanı, soru yazmanıza imkan veren kutuyu görüntülemeyecektir.) Dizin ise kelime aratmak için kullanılır. Bunu iki ayrı şekilde yapabilirsiniz. Önce arama yapılmasını istediğiniz kelime veya kelimeleri arama kutusuna yazın. Access 2000, kendi dizininde buraya yazdığınız kelimelerle ilgili gördüklerini iki numaralı kutuya yazacaktır. İsterseniz bu kutudaki bir kelimeyi de işaretleyebilirsiniz. Sonra Ara düğmesini tıklayın. İçinde yazdığınız veya seçtiğiniz kelimelerin geçtiği yardım metinlerinin başlıkları üçüncü kutuda sıralanacaktır. Bu kutudaki başlıklardan size uygun görüneni iki kere tıklayın; yardım metni sağdaki çerçevede görüntülenecektir. Yardım kutusunun kendi araç çubuğundaki yazıcı simgesini tıklayarak, görüntülediğiniz metni yazıcıya gönderebilirsiniz; ileri-geri simgelerini tıklayarak önceki ve sonraki yardım metinleri arasında gidip-gelebilirsiniz.
Åžimdi Access 2000’in yüzünü tanımış oldunuz. AÅŸağı yukarı hangi düğmenin ne yapacağını biliyorsunuz. Åžimdi sıra Access’e bunları yaptırtmaya geldi.
Veritabanı Tasarımı
Access 2000’i tanıdık diye hemen veri tabloları oluÅŸturmak ve onlarla sihirbazlık yapmak için henüz erken. Önce veritabanı planlama konusundan söz etmemiz gerekiyor. Dikkatlice planlanmamış bir veritabanı kullanıcıya yarardan çok zarar getirir.
Veri planlama, daha sonra verinin nerede ve nasıl kullanılacağına dayanır. İmkansız olmamakla birlikte çok az veritabanı ilk amacının dışında kullanılabilecek hale getirilebilir. İyi bir planlama ise önce veritabanı terimlerine aşina olmayı gerektirir. Şimdi kısaca bu terimleri ele alalım.
Veri ve Alan
Access 2000 ile kaydedeceÄŸiniz ve kullanacağınız bilgilere veri denir. Access açısından veriler, ait oldukları alanın türünde sayılır. Bir alan sayı içeriyorsa, “123456789” sayıdır. Bir alan metin içeriyorsa “123456789” metindir. Access 2000’de verileriniz ÅŸu türlerden birine girmek zorundadır:
Metin: Rakam, harf veya iÅŸaretlerden oluÅŸan ve 255 karakter geniÅŸliÄŸinde bir alandır. Metin olarak tayin edilmiÅŸ bir alana yazılan rakamlar, sayı iÅŸlemi görmez; yani aritmetik iÅŸleme konu olamaz. Metin alanları, belirlediÄŸiniz (nasıl belirleyeceÄŸimize sonra geleceÄŸiz) geniÅŸliÄŸin üstünde karakter tutamazlar. Söz gelimi bir metin alanını 8 karakter boyutunda oluÅŸturduysanız, bunun içine “Mustafa Durcan” yazamazsınız. Ä°yi bir veritabanı tasarımı, daima gerektiÄŸinden biraz fazla geniÅŸ boyut tayinini gerektirir.
Not: Metin alanı olmakla birlikte, 64 bin karakter alabilir.
Sayı: Her türlü aritmetik işleme konu olabilecek sayıları tutar.
Tarih/Saat: Belirlemenize göre, tarih veya saat veya her ikisini birden tutabilen özel bir alandır.
Para Birimi: Türk lirası, Dolar, Alman Markı, Japon Yeni ve dünyada bulunabilecek hemen hemen bütün para birimlerine tayinh edilebilecek özel bir alandır. Para birimi verilerinizi gireceÄŸiniz alanın Currency olması, Access 2000’in bu verilerle para biriminin gerektirdiÄŸi biçimde hesap yapmasını saÄŸlar.
Otomatik Sayı: Access 2000 tarafından artan şekilde otomatik olarak doldurulan bir alandır. Bir veritabanında her bir kaydın (satırın) diğerlerinden mutlaka ayırıcı bir niteliği olması gerekir. Herşeyiyle aynı iki kayıt, otomatik sayı alanının farklılığı sayesinde birbirinden ayrılabilir.
Evet/Hayır: İçindeki değer Evet veya Hayır ya da Doğru veya Yanlış olabilen, mantıksal işlemlerde kullanılan bir alandır.
OLE Nesnesi: Access 2000’in veritabanında bir baÅŸka program tarafından oluÅŸturulmuÅŸ nesnelere yervermenizi saÄŸlayan alan türüdür.
Köprü: Internet sitelerinde bulunan sayfaların adresi (URL), Access 2000 tarafından bağlantı sağlanacak biçimde tutulabilir.
Arama Sihirbazı: Bir alana doÄŸrudan vergi girmek yerine, Access’in Arama Sihirbazı yardımıyla bu veriyi bir tablodan veya sorgu sonucundan seçmesini saÄŸlayabilirsiniz.
Sık kullanacağınız bazı bilgilerin alan türleri şöyle olmalıdır:
Ad, soyad: Metin
Adres: Metin
Kapı, apartman daire no: Metin
Telefon no: Metin
Elektronik adres: Metin
Aylık gelir, fiyatı, tutarı: Para birimi
Yaş: Sayı
Personel sayısı: Sayı
Web Sitesi : Bağlantı
Kayıt
Veritabanındaki bir birim bilgi kümesine kayıt denir. ÖrneÄŸin okuldaki derslerinizde sınıvlarda, ödevlerde aldığınız notları tutan bir veritabanı tasarlıyorsanız, her bir ders bir kayıt olabilir. Buna karşılık bir öğretimenin sınıfındaki öğrenciler için tuttuÄŸu veritabanında, her bir öğrenci bir kayıt olabilir. Access ile kendinize bir adres defteri yapıyorsanız, her kiÅŸi veya firma bir kayıttır. Veri alanlarınızı belirlerken, bazı alanları “boÅŸ olabilir” ÅŸeklinde tanımlamışsanız, telefon defterinizdeki her kaydın her alanı dolu olmayabilir; örneÄŸin bazı kiÅŸilerin faks numarası veya elektronik posta adresi olmayabilir. Buna karşılık veri alanlarını belirlerken bazı alanlara boÅŸ olma yasağı getirmiÅŸseniz, tablolarınızı doldururken Access 2000 bu alana mutlaka alanın niteliÄŸine uygun bir deÄŸer girmenizi ÅŸart koÅŸacaktır.
Tablo
Tablo, (boÅŸ veya dolu) aynı alanlara sahip kayıtlar kümesidir. Notlarınızı tuttuÄŸunuz dosyada 1999-2000 ders yılı notlarınız bir tablo oluÅŸturabilir. Bir öğretmen için Lise 3 Türk Edebiyatı sınıfındaki öğrenciler bir tabloda toplanabilir. Fakat öğretmen isterse kız ve erkek öğrencileri aynı tablolara da alabilir. Daha sonra deÄŸineceÄŸiz, bir veritabanında aynı kiÅŸiye, aynı sınıfa, yani aynı birime ait kayıtların tümü tek tabloda bulunmayabilir. Bu sebeple, tablo dendiÄŸi zaman, sadece birbirine benzeyen verileri olan kayıt kümesi aklımıza gelmelidir. Burada birbirine benzeyen tanımına dikkat edin: Diyelim ki elimizde üç kiÅŸilik bir bilgi kümesi var. Bu üç kiÅŸiye ait bilgileri, adı, soyadı ve cinsiyeti diye üç alanda toplamaya karar verdik. Bu üç kiÅŸinin de bu üç haneye yazılacak bilgisi benzer bilgilerdir. Bilgilerin içerikli çok farklı olabilir; birinin adı Mustafa, diÄŸerinin Osman, üçüncüsünün ise Vildan olabilir. Ä°lk ikisi için tablomuyaz “erkek,” üçüncüsü için “kadın” yazmamız gerekebilir. Fakat bu üç kiÅŸi bir arada, bir tablo oluÅŸturabilir.
Veritabanı
Çeşitli tablolardan oluşan ve bir Access 2000 dosyayı halinde toplanan bilgi kümesine veritabanı deriz. Bir veritabanının içinde birden fazla tablo bulunabilir. Bu tablolar birbiri ilişkilendirilmiş olabilir; ilişkilendirilmemiş olabilir. Bir veritabanında tablolar birbiri ile ilişkilendirilmemiş ise buna düz veritabanı, tablolar ilişkilendirilmiş ise (doğru bildiniz!) ilişkilendirilmiş veritabanı denir. Eğer veritabanı tasarımının bir tek püf noktası varsa, o da ilişkilendirilmiş tablo meselesini kavramaktır.
Düz Veritabanı: Bir tablonun bütün alanlarına dair bütün bilgiler kendi içinde ise bu tabloya düz tablo, bu dosyaya düz dosya ve bu veritabanına da düz veritabanı denir. Diyelim ki elimizde, “Adı,” “Adresi” ve “Telefon numarası” alanlarını içeren bir tablo var. Ve diyelim ki Mustafa’nın 1, Osman’ın 2, Vildan’ın da 3 telefonu var. Bu durumda Mustafa listemize bir kere, Osman iki kere, Vildan ise üç kere yazılacak demektir. Düz tablolarda tekrarlar olur.
Ä°liÅŸkilendirilmiÅŸ Veritabanı: Düz tablolardaki tekrarı önlemek ve böylece veritabanının daha az yer tutmasını dolayısıyla sorguların daha hızlı icra edilmesini saÄŸlamak amacıyla, tabloları iliÅŸkilendiririz. Yukarıdaki örneÄŸe dönersek, Osman’ın adını ve adresini iki, Vildan’ın adını ve adresini üç kere göstermek yerine, bütün kiÅŸileri bir tabloda adları ve adresleri ile toplar, bir diÄŸer tabloya ise telefon numaralarını yazan ve her bir numarayı kiÅŸiler tablosunda bir kayıtla iliÅŸkilendirirsek, her kisini de veritabanımız dosya olarak çok daha az yer tutar.
Bunu “Anahtar alan” veya “Birincil anahtar” (Primary key) adını verdiÄŸimiz teknikle saÄŸlarız. Her tabloda her bir kaydı diÄŸerlerinden benzersiz hale getiren, yani diÄŸer hiç bir satırda aynısı bulunmayan bir alan olmalıdır. Bu nitelikteki bir alanı Birincil Anahtar olarak tayin edebiliriz. Ä°liÅŸkilendirilmiÅŸ bir veritabanında, her bir kayıt, bir alanından diÄŸer bir tabloya baÄŸlanır. Bu baÄŸlamanın kayıtların benzersiz alanlarından yapılması yanlış baÄŸları önleyecektir. Yine yukarıdaki örneÄŸe dönelim. Mustafa’ya 1, Osman’a 2 ve Vildan’a 3 numaralı kiÅŸi diyelim; Elimizdeki bütün telefon numaralarını altalta yazar (telefon numaralarını kayıt yani satır olarak düşünün) ve karşılarına ait oldukları kiÅŸinin numarasını yazarsak, her bir telefonun kime ait olduÄŸunu kolayca buluruz. “Kolayca” tabiî sözün geliÅŸi; fakat bu durumda veri tabanı dosyamız çok daha az yer tutar.
Tablolarınız Normal Mi?
Ä°liÅŸkilendirilmiÅŸ veritabanı dosyası daha az yer tutmakla birlikte, veritabanı tablolarımızı iliÅŸkilendirmemizin tek sebebi bu deÄŸildir. Haziran 1970’te Edgar Codd adlı bilgisayar mühendisi, elektronik veri bankalarının devasa boyutlara ulaÅŸmasını fakat yine de küçük bir terminalde iÅŸlenebilmesini saÄŸlayan bu modeli ortaya attığında, bütün veritabanları, örneÄŸin, Adı, Soyadı, Adresi, TelNo1, TelNo2, TelNo3.. ÅŸeklinde fazlalık ve boÅŸluk içeren düz, birbiri ardına disket yazılmış kayıtlardı. Codd, veri parçacıkların, örneÄŸin kiÅŸino=telno ÅŸeklinde ad=deÄŸer çiftleri halinde yazılmasını önerdi. Bu bilgisayarın ana iÅŸlemcisinin (CPU) daha hızlı hesap yapmasını saÄŸladığı gibi insan hatası faktörünü de azaltıyordu. (Aynı kiÅŸinin üç telefon numarası için üç ayrı yerdeki adresinin de düzeltilmesi yerine bunu bir yerde yapmak daha güvenli!)
Codd’ın sistemi, verilerin tutarlılığını da saÄŸlıyordu. Veritabanı dosyalarında bilgi tutarlılığı, bir veritabanında ad=deÄŸer ÅŸeklinde bütün çiftlerin bir Birincil Anahtar dediÄŸimiz ad’a ve bu ad’ın tabloda baÅŸka hiç bir kayıtta bulunmayan bir deÄŸere sahip olması gerekir. (Çünkü veritabanı ile çalırken ad=deÄŸer çiftlerini baÅŸka türlü tanımamız mümkün deÄŸildir. Bu disk üzerine yazılırken verilerimizin sıra veya yer kaygısı gütmeden yazılmasını saÄŸlar.) Böylece hiç bir kayda ait olmayan ad=deÄŸer çiftçi bulunmuyor, ve hiç bir kaydın eksik alanı olmuyor (boÅŸ olabilir; bu eksik demek deÄŸildir.) Codd’ın bu buluÅŸu veri-iÅŸlem alanında devrim sayılır. Codd’un zamanla geliÅŸtirilen modelinin beÅŸ ilkesi vardır:
1. Her bir değer müstakil olmalıdır (Bir kutuda üç telefon numarası birden bulunmamalıdır).
2. Ad=değer çiftleri Anahtar Değer (Birincil Anahtar) vasıtasıyla birleştirildiğinde ortaya başka bir kayda benzemeyen kayıt çıkmalıdır. (Aksi taktirde Birincil Anahtar özgün demek değildir!)
3. Bir deÄŸerin hangi kayda ait olduÄŸu sadece bir Anahtar DeÄŸere (Birincil Anahtar’a) bakılarak bilinmelidir. (Bir telefonun ait olduÄŸu kiÅŸiyi belirlemek için hem adına, hem adresine bakmak zorunda isek, aynı adda birden fazla kiÅŸi var demektir; kendimize yeni bir Birincil Anahtar bulmak zorundayız.)
4. Hiç bir kayıt, aynı ad için birden fazla değer almamalıdır. (Bir kişinin beş çocuğu varsa, 3 oğlu, üç kızı olamaz!)
5. Bir tablo, artık tekrar ikiye veya daha fazla tabloya bölünemeyecek kadar fazlalıktan arındırılmış olmalıdır.
Bu beş ilkeye tabloların Normalleştirilme Kuralları, buna uygun hale getirilmiş tablolara Normal Tablolar ve işleme de Normalizasyon denir.
Basit bir adres defteri yaparken, herkese üç telefon, bir faks ve bir de cep telefonu hanesi açmak ve bazı kişiler için bazı sütunları (alanları) boş bırakmak daha kolay bir çözüm olabilir. Bununla birlikte daha sonra uygulama programlarına veya Web sayfalarına temel olacak veritabanları geliştirirken, ilişkilendirilmiş tablolar kullanmak daha doğru olur. İlişkilendirmenin ilkelerinden, ilerde tablolarlarımızda ilişki kurarken söz edeceğiz.
Tablo Tasarımı
İyi bir veritabanı tasarımı, iyi düşünülmüş tablo tasarımı ile başlar. Bu ilke uygulamada şu anlama gelir: Mouse işaretçisini Access simgesi üzerine doğru götürmeden önce, elinize bolca kağıt, bir de kalem alın ve başlayın tablo tasarımına. (Kağıdınız kareli, kaleminiz de kurşunkalem olursa ve elinizin altında bir de silgi bulunursa, tablo tasarımınızın başarılı olacağını şimdiden garanti ederim!) Önce kağıda bu veritabanı projesinin sonunda ortaya çıkmasını istediğiniz liste, rapor ve diğer ne türlü belge varsa, hepsini başlıklar halinde yazın. Bu kağıdı önünüze koyun ve ayrı sayfalara buradaki her bir maddenin kağıda döküldüğünde nasıl görünmesini istiyorsanız o şekilde görünümünü çizin. İstediğiniz başlıkları, altbaşlıkları, sütunları ve satırları belirtin. Sonra bu sayfalarda gördüğünüz şekillere bakarak, alanları (sütun başlıklarını) listeleyin. Örneğin, kendinize bir telefon defteri-temas çizelgesi hazırlıyorsanız, alan tanımlarınız şöyle olabilir:
1. Sıra no = otomatik sayı
2. Adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
3. Soyadı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
4. Adres Satır 1 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir
5. Adres Satır 2 = metin, 30 karakter boyutunda, boş olabilir
6. Åžehir = metin, 20 karakter boyutunda, boÅŸ olabilir
7. Posta kodu = metin, 5 karakter boyutunda, boÅŸ olabilir
8. Ãœlke = metin, 20 karakter boyutunda, boÅŸ olabilir
9. Doğum tarihi = tarih (otomatik olarak boyutlanır), boş olabilir
10. Doğum gününde kart yollayacak mıyım= evet/hayır, boş olabilir
10. Eşinin Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
11. Çocuk 1 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
12. Çocuk 2 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
13. Çocuk 3 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
14. Çocuk 4 Adı = metin 20 karakter boyutunda, boş olabilir
15. Ev telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
16. İş telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
17. Cep telefon no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
18. Faks no = metin, xxxx-xxx-xxxx biçiminde, boş olabilir
19. En son ne zaman görüştüm = tarih, boş olabilir
20. Son güncelleme tarihi = tarih, boş olamaz
Alan listesini tamamladıktan sonra bu alanlar, bir tabloda mı toplanmalı, birden fazla tabloya mı bölünmeli sorusuna cevap verin. Yukarıdaki örnekte iki noktadaki aksaklığı görmüş olmalısınız. Birinci aksaklık çocuklarla, ikinci aksaklık telefon numaralarıyla ilgili.
Önce birinci sorunu ele alalım. BeÅŸ çocuklu bir dostunuzun beÅŸinci çocuÄŸu bu listeye yazılamaz. O halde buradaki 16 alan en azından iki tabloya bölünmeli; çocuklara iliÅŸkin olan alanlar dışındaki bütün alanlar “Aileler” tablosunda toplanmalı, bütün çocuklar “Çocuklar” adlı tabloda yer almalıdır. Çocuklar tablosunun alanları ise şöyle olabilir:
1. Sıra no = otomatik sayı
2. Çocuğun adı = metin, 20 karakter boyutunda, boş olamaz
3. Çocuğun ailesi kimliği = metin, 20 karakter, boş olamaz
Åžimdi burada baÅŸka bir sorun var: çocuÄŸun aile kimliÄŸi, babasının veya annesinin soyadı olacaksa ve aynı soyadı taşıyan iki dostumuz varsa, çocuÄŸun kime ait olduÄŸunu bilemeyiz. Aslında bu sorun, ortaya baÅŸka bir sorun daha çıkartıyor: diyelim ki aynı adda iki dostumuz var; ikisinin de eÅŸ ve çocuk durumu ile adreslerini ve telefon numaralarına iliÅŸkin elimizdeki bilgilerin aynı olduÄŸunu (mesela bu bilgiler elimizde yok ve dolayısılya bu sütunlar boÅŸ!) varsayalım. Bu iki kiÅŸiyi listeye “benzersiz kayıt” olarak nasıl kaydedebiliriz? Otomatik sıra numarasını birincil anahtar yaparak! Her aileye ait kaydın benzersiz olmasını saÄŸlayan otomatik sıra numarasını aile tablosunda birincil anahtar yaparsak, daha sonra çocuk tabllosuyla iliÅŸki saÄŸlayan anahtar olarak kullanabiliriz. Bunu görsel olarak ifade edelim:
Åžimdilik bu tabloların oluÅŸturulacağı üzerinde durmayalım. Burada sadece kavramsal olarak çocuklarla aileleri arasında baÄŸ kurmaya çalışıyoruz. Aileler tablosunda “Aile Sıra No” adlı bir sütun açar ve bu sütunu Access’e Otomatik Sayı alanı olarak otomatik ÅŸekilde doldurtabiliriz. Sonra, çocukları kaydettiÄŸimiz tabloda, her çocuÄŸun ailesini, aile tablosundaki Aile Sıra No bilgisini tekrar ederek belirtebiliriz. (Nasıl’ın üzerinde durmuyoruz!) Diyelim ki Masum Sayan adlı iki arkadaşımızın ikiÅŸer çocuÄŸu var. 5 numaralı aileye mensup Masum Sayan ile 6 numaralı aile mensup Masum Sayan’ın çocukları da aynı Aile Sıra No’sunu aldıkları anda, gereksiz bilgi içeren veya bilgi kaybına yol açan bir tablo tasarımından kurtulmuÅŸ, yani Aile tablosunda “çocuk 1,” “çocuk 2,”.. “çocuk x” ÅŸeklinde kimi ailede boÅŸ kalacak, kimi ailede yetmeyecek sütunlar açmamış oluruz.
Yukarıda muhtemel alanlarımızın listesini döktüğümüzde, iki sorunla karşılaştığımızı söylemiştik. Birinci sorun çocuklarla ilgiliydi. Onu çözdük. Fakat aynı durum, telefon numaraları için de var. Birden fazla ev, iş, faks veya cep telefonu olanlara ilişkin tüm telefon numaralarını tablomuza işleyebilmek için mutlaka çocuk tablosunu eklediğimiz gibi, veritabanımıza ideal olarak dört ayrı telefon numaraları tablosu (ev, iş, faks ve cep telefonları tabloları) ekleyip, bunlara da Aile Sıra No sütunu açıp, her telefon numarası ile telefonun sahibini ilişkilendirebiliriz.
Böylece tablo tasarımının kağıt üzerindeki bölümü bitmiÅŸ oluyor. Nihayet sıra Access’i çalıştırmaya geldi.
Access’te Veritabanı OluÅŸturma
Access’i çalıştırdıktan sonra, boÅŸ bir veritabanı oluÅŸturalım. Fakat bu arada Access7in boÅŸ veritabanı ÅŸablolarını tanıyalım. Kullandığınız Access’in baÅŸka bir kullanıcı tarafından ayarları deÄŸiÅŸtirilmemiÅŸse, açıldığı anda karşınıza ne yapmak istediÄŸinizi soran ve dosya seçmenizi saÄŸlayan diyalog kutusu gelecektir. Bu kutuda “Access Veritabanı sihirbazları, sayfaları ve projeleri” maddesini iÅŸaretleyerek Tamam’ı tıklayın.
Access’in ayarları deÄŸiÅŸtirilerek bu kutunun açılması önlenmiÅŸse, karşınızda tamamen boÅŸ bir Access penceresi de görebilirsiniz. Bu durumda Dosya menüsünden Yeni maddesini seçerek (veya klavyede Ctrl tuÅŸunu tutarak ve N tuÅŸuna basarak), boÅŸ bir veritabanı oluÅŸturmanızı saÄŸlayacak diyalog kutusunun açılmasını saÄŸlayabilirsiniz. Yeni diyalog kutusu açıldığında Veritabanı sekmesini tıklayın.
Access’i tasarlayan uzmanlar, çeÅŸitli kullanım alanları bulunan on ayrı veritabanı ÅŸablonu hazırlamış bulunuyorlar. Access ile veritabanı projelerinde büyük bir ihtimalle bu ÅŸablonlar hemen her ihtiyacınızı karşılayacaktır. Access’i tanımak için bu ÅŸabloların teker teker hepsini seçip, oluÅŸturulmasını önerdiÄŸi dosyaların oluÅŸturulmasını saÄŸlayıp, sonra ÅŸablon sihirbazının her bir veritabanında ne gibi tablolar açtığını, bu tablolara ne gibi görevler yüklediÄŸini, ne gibi alanlar oluÅŸturduÄŸunu gözlemenizde yarar var. Veritabanı yapan Access sihirbazlarının bir diÄŸer marifeti veri girme ve rapor alma iÅŸlerinde kullanacağınız formları da oluÅŸturmaktır. Bu formları inceleyerek, ilerde kendi formlarınızı tasarlamakta kullanacağınız ipuçları edinebilirsiniz. Ayrıca Access 2000, sadece tabloları, formları ve raporları oluÅŸturmakla kalmayacak, bu veritabanını, sanki kendi başına bir program gibi, kullanmanızı saÄŸlayacak grafik arayüzü bile inÅŸa edecektir. Sihirbazları kullanarak, tabloları doldurulmaya, formları kullanılmaya ve raporları baskıya hazır veritabanlarını sık sık oluÅŸturacaksınız; fakat kimi zaman bu tablolarda, formlarda veya raporlarda yeni bir alan eklemek, veya var olan bir alanı kaldırmak isteyebilirsiniz. Bunu yapabilmek için, Access’in bu nesnelerini nasıl oluÅŸturabileceÄŸimizi, nasıl düzenleyebileceÄŸimizi veya deÄŸiÅŸtirebileceÄŸimizi bilmemiz gerekir. Åžimdi bir örnek üzerinde bunu birlikte yapalım.
Alan Türleri
Access Sihirbazlarıyla ilgili keÅŸif turunu bitirdiÄŸinizde, Yeni diyalog kutusunda BoÅŸ Access Veritabanı maddesini iÅŸaretleyip Tamam’ı tıklayın. Åžimdi, kendi veritabanımızı kendimiz oluÅŸturmaya baÅŸlayabiliriz. Açılacak diyalog kutusunda Genel sekmesinin seçili olmasına dikkat edin; ve BoÅŸ Veritabanı simgesini ve Tamam’ı tıklayın; Access 2000 ‘in önerdiÄŸi “vt1.mdb” adını “Adres Defteri.mdb” olarak (veya oluÅŸturmak üzere yukarıda kağıt-kalemle planını yaptığınız veritabanına uygun bir ad vererek) deÄŸiÅŸtirin; yeni veritabanınızı Veritabanı penceresinde iÅŸlenmeye hazır bulacaksınız. Nesneler’den Tablolar’ın seçildiÄŸini, ve tablo oluÅŸturmak için kullanabileceÄŸiniz üç aracın kısayolunu görüyorsunuz:
Bunlar, tasarım görünümünde, Sihirbaz kullanarak ve veri girerek tablo oluÅŸturmanızı saÄŸlayan yöntemlerdir. Madem ki Access 2000 ile tabir yerinde ise sıfırdan tablo oluÅŸturmaya karar verdik; o halde “Tasarım görünümünde tablo oluÅŸtur” maddesini tıklayarak, tablo oluÅŸturma penceresini açın. Bu noktada yukarıda tablo tasarımıyla ilgili bölümde kendi veritabanımızı planladıysanız, bu planları önünüze çekin. Bu alıştırmayı yapmadıysanız, örnek olarak ele aldığımız Adres Defteri’ni birlikte oluÅŸturabiliriz. Tasarım görünümde karşınıza gelen tablo biçimindeki araç, tablonuzdaki alanların adlarını, özellikleri ve doldurulması için gerekli iÅŸlemleri belirteceÄŸiniz yerdir. Aile tablosunu oluÅŸturmak için imlecinizi Alan Adı sütununun birinci satırının içine getirin ve “AileSıraNo” yazın. Kendi veritabanızı oluÅŸturuyorsanız, herhangi bir tablodan iÅŸe baÅŸlayabilirsiniz; bu tablolardan birini seçin ve birinci sütunun adını yazın.
Türkçe Karakter Kullanırken!
Access 2000, diÄŸer Ofis programları, sadece menüleri, diyalog kutuları ve yarndım dosyaları bakımından Türkçe olmakla kalmayıp, aynı zamanda içeriÄŸinde de Unicode’u destekleyen bir programdır. Bu bakımdan tablolarınızda, formlarınızda, raporlarınızda, makrolarınızda ve hatta kullanılmaya hazır fonksiyonlarda, içerik ve baÅŸlık olarak Türkçe karakter kullanabilirsiniz.
Hemen her türlü bilgi iÅŸlem ürününün Internet’te kullanıldığı veya Internet malzemesi olarak deÄŸerlendirildirildiÄŸi günümüzde veritabanlarına dayanan Web uygulamaları da hızla yaygın hale gelirken, hazırlayacağınız Access dosyalarının Microsoft ODBC (Open Database Connectivity) tekniÄŸi ile Web Server’a yüklenip yüklenmeyeceÄŸini hesaba katmalısınız. Access dosyalarınız, ODBC yoluyla bir Web Server’a veri kaynağı olarak tanıtılacaksa, Web Server programının ve ona evsahipliÄŸi yapan iÅŸletim sisteminin Unicode uyumlu olup olmadığı, sizin kullandığınız Alan adlarının doÄŸru okunup okunmamasını da belirler. Veritabanının içeriÄŸi, sonuç itibariyle Web sayfasının unsurları arasında Browser’a gönderilecek ve orada yorumlanacaktır. Bugün sadece Netscape browser programının bazı iÅŸletim ortamlarında kullanılan sürümleri Unicode okuyamaz. Bu browserları kullanan Internet ziyaretçileri, sayfanızın bazı unsurlarını Türkçe karakterlerle göremezler. Fakat alan adlarınızdaki Türkçe karakterlere gönderme yapan programlar ve Scriptler, bu adları bulamadıkları taktirde, veri-yönlendirmeli Web uygulamalarınız, örneÄŸin ASP prıogramlarınız hata mesajı verirler.
Veritabanlarınızı ne tür Web Server’a yükleyeceÄŸinizi bilmiyorsanız, alan adlarında Türkçe karakter kullanmaktan kaçının.
Yukarıdaki örnek planda bu sütunun adının “Aile Sıra No” olmasını kararlaÅŸtırdığımız halde, burada alan adında boÅŸluk bırakmadığımıza dikkat etmiÅŸ olmalısınız. Bu, daha sonra yazacağımız veri seçme komutlarının alan adlarında boÅŸluk istememesinden kaynaklanıyor. Sonra klavyenizde sekme tuÅŸuna basarak, imlecin Veri Türü sütununa gelmesini saÄŸlayın ve burada beliren aÅŸağı ok simgesini tıklayarak (veya klavyede Alt tuÅŸunu tutarak ve aÅŸağı ok tuÅŸuna basarak) veri türleri listesini açın:
Burada gördüğünüz veri türlerini tanıyorsunuz; bizim örneÄŸimizde birinci alanımıza Access 2000’in otomatik olarak sıra numarası vermesini istediÄŸimiz için burada Otomatik Sayı türünü seçiyoruz (Siz, kendi planınıza uygun bir türü seçebilirsiniz).
Alan Özellikleri
Tablo oluşturma penceresinin üst tarafında yaptığınız seçime göre, pencerenin Alan Özellikleri başlıklı alt bölümündeki bilgilerin değiştiğine dikkat edin. Buradaki kontrollerin çoğu Access ile veritabanı oluşturma beceriniz arttıkça kullanılacak niteliktedir. Alan özellikleri, o alandaki bilgilerin boyut, renk veya konumu gibi niteliklerini ve gizli olmek-görünür olmak gibi davranış biçimlerini tanımlar. Daha sonra verilerimizi biçimlendirirken bu kontrollerden yararlanacağız. Bazı alanların bazı özellikleri yoktur. Örneğin Alan Boyutu özelliği sadece metin, sayı ve otomatik sayı alanları için geçerlidir. Şimdi alan özelliklerind sık kullancaklarımızı ele alalım:
Metin Alanları için alan boyutu: 0 ile 255 karakter arasında olmalıdır. Diğer alanların boyut sınırlaması yoktur. (Varsayılan boyut: 50)
Sayı alanları için alan boyutu: Sayı olarak belirlediğiniz alanın boyutunu, Alan Özellikleri bölümünde Alan boyutu satırının sağındaki aşağı oku tıklayarak, şu seçenekler arasından seçebilirsiniz: Byte, ondalık, tamsayı, uzun tamsayı, tek, çift, yineleme kimliği (Replication ID).
Biçim: Siz nasıl girerseniz girin verinin tabloda (ve daha sonra bu tablodan yapılacak ÅŸekilde oluÅŸturulacak raporlarda ve formlarda) nasıl görüntüleneceÄŸini belirler. Ayrıca buraya yazacağınız biçim komutları, girilebilecek verinin niteliÄŸini de tayin eder. (Ayrıntılı biçim ifadeleri için Ek 1’e bakınız.)
Giriş maskesi: Veritabanıza verileri girerken, önce girişi kolaylaştırmak, daha sonra da veri işlem sırasında verilerin istediğiniz biçimde olmasıını ve dolayısıyla işlemi kolaylaştırmak amacılya, veri girişini belirli bir biçim kuralına bağlayabilirsiniz. Söz gelimi telefon numaralarının daima (0555) 555-5555 gibi girilmesini sağlamak için bir metin alanına bunu sağlayacak giriş maskesi adı verilen komut ifadesini yazabilirsiniz. Bunun için giriş maskesi olarak (9999) 000 0000;;_ yazmanız gerekir. Fakat Access 2000, sık kullanılan, telefon numarası, Vergi dairesi ve numarası, posta kodu, sosyal sigortalar numarası, sigorta kod numarası, parola, ve çeşitli tarih ve saat biçimlerine uygun giriş maskelerini hazır veriyor.
Bu hazır maskeleri bir alanınızın Alan Özellikleri bölümüne katmak için, giriÅŸ maskesi satırının sağındaki üç nokta simgesini tıklayın; açılacak GiriÅŸ Maskesi Sihirbazı’nda arzu ettiÄŸiniz giriÅŸ biçimini seçin. Bir bilginin tablolara veya formlara belirli bir maske ile girilmesi, mutlaka o ÅŸekilde kaydedileceÄŸi anlamına gelmez. Özellikle parantez, kesme ve benzeri iÅŸaretleri kullandığınız giriÅŸ maskelerini veritabanı dosyaya yazılırken kaydettirmeniz gerekmez; bu dosya boyutunda tasarruf saÄŸlar. Daha sonra raporlarınızda veya Access dosyalarından baÅŸka programlar için veri ihraç ederken bu iÅŸaretlerin yeniden konulmasını saÄŸlayabilirsiniz.
Geçerlik Kuralı, geçerlik metni: Veri işlemin sağlıklı olabilmesi için girilen verilerin gerçekten girilmesi gereken türde olması şarttır. Access, veri girilmesi sırasında girilen değerin geçerliliğini sınayabilir ve veri gireni uyarır. Veri girişinde uyulacak kuralları Geçerlik Kuralı kutusunda, geçirli olmayan veri girişinde görüntülenecek uyarı metnini ise geçerlik metni kutusunda belirtirsiniz. (Bu kutuların etiketini Geçerlilik şeklinde göreceksiniz. Bu, Türkçe imlâ ilkelerine aykırıdır.)
Geçerlik kuralları kutusuna yazabileceğiniz bazı ifade örnekleri şunlar olabilir:
<> 0 —– Girilen deÄŸer sıfırdan farklı olmalıdır
>1000 Or Is Null —– Girilen deÄŸer ya boÅŸ olmalıdır, ya da 1000’den büyük olmalıdır.
Like "A????" —– Girilen deÄŸer 5 karakter boyutunda olmalıdır ve "A" harfi ile baÅŸlamalıdır.
>= #1/1/96# And <#1/1/97# —– Girilen deÄŸer 1996 içinde olmalıdır.
Geçerlik metni ise, geçerli olmayan bir değer girildiğinde, kullanıcının uyarılmasında kullanılacak metindir. Buraya yazacağınız metin, kullanıcıya doğru veri biçimi hakkında kısa fakat anlamlı bilgi vermelidir.
Gerekli: Bu özelliÄŸin sağında belirecek aÅŸağı oka basarak, Evet veya Hayır’ı seçebilirsiniz. Bir alanı Gerekli hale getirirseniz, veri tablosunu doldururken, Access bu alanın boÅŸ bırakılmasına izin vermez. Yukarıdaki planlama örneÄŸinde bazı alanların niteliÄŸini kağıda dökerken yanlarına “BoÅŸ bırakılabilir,” bazılarına ise “BoÅŸ bırakılamaz” notunu koyduÄŸumuzu hatırlıyor olmalısınız. BoÅŸ bırakılabilir alanlar için bu kutuya “Hayır” (yani doldurulması gerekli deÄŸil!), boÅŸ bırakılamaz alanlara ise “Evet” (yani doldurulması gerekli!) kaydını koymamız gerekir.
Sıfır uzunluk İzni: Boş bırakılmasını önlediğiniz, yani gerekli alanların boyutu sizin için önem taşıyor olabilir. Doldurulması gerekli alanların doğru doldurulmasını sağlamanın bir yolu, alana girilecek değerin boyunun sıfır olmasını önlemektir. Yukarıdaki örnekte geliştirdiğimiz veritabanının kullanılabilir olması için en azından kişilerin ad ve soyadlarının tabloda yeralması gerekir; aksi taktirde ortada tablo denecek bir şey bulunmaz. Soyadı olmayan kişilerin ise adları ile yetinemeyiz. O halde bu iki alanı hem gerekli yapar, hem de sıfır uzunluk izni vermezsek, tablomuzu doldururken isteyerek veya kazayla bu alanları boş bırakmamız tehlikesini önlemiş oluruz.
Sıralı (Endeks): Access ile oluÅŸturduÄŸumuz veritabanlarını iÅŸlerken yapacağımız iÅŸlerin başında, tablolarımızdan belirli ölçütlere göre seçmeler (sorgular) yaptırtmak gelecektir. Basit bir sorgunun hızla tamamlanabilmesi için Access’in tablolardaki alanları önceden endekslemesi yerinde olur. Bir alanın Alan Özellikleri bölümünde Sıralı kutusunun sağındaki aÅŸağı oku tıklarsanız, “Hayır” seçeneÄŸinin yanı sıra iki ayrı “Evet” seçeneÄŸi bulunduÄŸunu göreceksiniz. “Hayır” seçeneÄŸi, bu alanın önceden endekslenmesini önler. Bu alandaki verilerin endekslenmesini saÄŸlayan diÄŸer iki seçenekten birincisi, “Evet (Yineleme Var)”, Access’in oluÅŸturacağı endekste, bu deÄŸerden birden fazla olmasına imkan verir. Bizim örneÄŸimizde, kiÅŸi ad ve soyadlarından birden fazla olması ihtimali öngörüldüğüne göre, endeksimizin tekrara izin vermesi gerekir. Bir alan, tablodaki kayıtların benzersiz olmasını saÄŸlayan Birincil Anahtar alanı olarak tayin edildiyse, tekrara izin verilmemesi gerekir. Bunun için, bu kutudaki endeksleme yaptırtan ikinci seçeneÄŸi, “Evet (Yineleme Yok)” maddesini seçmemiz gerekir.
Unicode Sıkıştırma: Access 2000, Ofis 2000 ailesinin diÄŸer üyeleri gibi Unicode-uyumlu, yani içinde 65 bin 536 adet harf, rakam ve iÅŸaret bulunan yazı tipi (font) sistemini destekler. Unicode uyumlu olmayan programlar ise sadece 256 karakter içeren fontları kullanabilirler. Metin, not ve köprü (Web adres baÄŸlantısı) türündeki verilerinizde Türkçe karakter bulunuyorsa, alan özelliÄŸinde Unicode Sıkıştırma’nın “Evet” olması gerekir. Bu durumda Access, bu alandaki veriyi kaydederken her bir karakter için gerekli alanı (2 byte) ayıracaktır. Bu tür alanlarınızda Türkçe karakter yoksa, Access dosyasının büyüklüğü etkilenmeyecektir. Dolayısıyla Türkçe veritabanı oluÅŸtururken bu deÄŸeri sürekli “Evet” ayarında tutmak dosya büyüklüğü bakımından olumsuz bir etki yapmaz; sadece Türkçe karakterlerinizi korumuÅŸ olursunuz.
Alan Tanımları
Tablo tasarımında son nokta, tablolarımızı baÅŸkalarının da kullanabileceÄŸini gözönünde tutarak, tanım sütununa gerekli açıklamaları yazmaktır. Tablolarımızı baÅŸkasıyla paylaÅŸacak olmasak bile, bir süre sonra alanlarımızın ne amaçla oluÅŸturulduÄŸunu hatırlamak zor olabilir. Buradaki gibi “Adı,” “Soyadı” adını verdiÄŸimiz alanların iÅŸlevini hatırlamakta sorun olmayacağı düşünülebilir. Fakat verilerin baÅŸka tablolardan alındığı durumlarda veya deÄŸerlerle ilgili uyarıcı notların gerektiÄŸi durumlarda, Tanım satırlarına yazacağınız bilgiler iÅŸe yarar. Tabloyu yaptıysanız, tasarım görünümünde son ÅŸekli şöyle olmalı:
Arama Sihirbazı
Access’te veritabanı oluÅŸturmanın birinci adımını attık: ilk tablomuzu yaptık; alanlarını belirledik; alanların özelliklerini tayin ettik. Buradaki örneÄŸi uyguluyorsanız, ÅŸimdi ikinci bir tablo oluÅŸturmanız gerekir. BitmiÅŸ tasarım görünümüne bakarak, yukarıdaki bilgiler ışığında ikinci tabloyu siz oluÅŸturabilir misiniz?
Burada dikkat edilecek tek nokta, AileSıraNo adlı alanın içeriÄŸinin doldurulması için gerekli ifadeyi Arama Sihirbazı’na yazdırtmaktır. Çocuklar tablosunun taramın görümünde ikinci alanın adını yazdıktan sonra Veri Türü sütununda seçme okunu tıklayın ve açılan listeden Arama Sihirbazını seçin.
Arama Sihirbazı’nın birinci dayalog kutusu, bu alana girilecek deÄŸerlerin mevcut bir tablo veya sorgu sonucundan mı alınacağını, yoksa bu deÄŸerleri sizin doÄŸrudan mı yazacağınızı belirler. Buradaki örnekte, veritabanımızda Çocuklar tablosunu doldururken, bu sütunun yanında bir seçme oku belirmesini ve bu oku tıkladığımızda Aileler tablosunda, Ailei Sıra No alanına girilmiÅŸ bütün deÄŸerlerin gösterilmesini istiyoruz. BaÅŸka bir deyiÅŸle bu sütuna girecek bilgileri, Aileler tablosundan alacağız. O halde, Arama Sihirbazı’nın ilk diyalog kutusunda “DeÄŸerler tablo veya sorgudan alınsın” maddesini iÅŸaretleyerek, Ä°leri düğmesini tıklamamız gerekir.
Arama Sihirbazı’nın ikinci diyalog kutusu ise bir önceki tercihinize göre ya veritabanınızdaki bütün tablo ve sorguların listesini içerir ve siz bu listeden veri alacağınız tablo veya sorguyu seçersiniz; ya da seçme yapacağınız veri listesini oluÅŸturmanız için küçük bir tablo oluÅŸturma aracı açılır.
Veri seçme iÅŸini bir tablo veya sorgudan yapacaksanız bu tablo veyla sorgunun adını seçerek, Ä°leri’yi tıklayın. Veri seçme iÅŸini kendi vereceÄŸiniz deÄŸerlerle yapacaksanız, veri seçme listesi diyalog kutusunda veri seçme listesinin tek sütunlu olduÄŸunu göreceksiniz; seçiminizi daha çok sütunlu bir listeden yapmak istiyorsanız önce yeni sütun sayısını yazın; sonra aÅŸağıdaki “Süt1” atdlı örnek sütunun adını tıklayın; arzu ettiÄŸiniz kadar sütun belirecektir; ÅŸimdi sçilecek deÄŸerleri bu sütunlara ve satırlara girin ve Ä°leri’yi tıklayın.
Her iki yolda da Arama Sihirbazı’nın üçüncü diyalog kutusunda, ya mevcut talo ve sorgulardan seçtiÄŸiniz ya da kendi oluÅŸturduÄŸunuz deÄŸerli içeren alanlar kullanılabilir alan olarak sıralanacak ve Son’u tıkladığınızda Arama Sihirbazı, tasarım penceresinin Alan Özellikleri bölümünde Arama sekmesindeki deÄŸerleri dolduracaktır. (Ä°lerde arama ve sorgu konusunda uzmanlaÅŸtığınızda bu deÄŸerleri siz de doldurabilirsiniz. Åžimdilik sadece Arama sekmesinde Satır Kaynak Türü ve Satır kaynağı kutularına yazılan ifadeleri inceleyin ve Access’in tablolara ve tabloların alanlarına nasıl gönderme yaptığına dikkat edin.)
Bu suretle oluşturduğumuz otomatik değer seçme imkanını kullanmak üzere Çocuklar tablosunu açtığımızda ve yeni bir girdi için Aile Sıra No sütununda bir satırı tıkladığımızda, kutunun sağ kenarında bir seçme oku belirdiğini görürüz. Bu oku tıkladığımızda ise açılan listede, bu ana kadar Aile tablosunda Aile Sıra No sütuna girdiğimiz bütün değerleri görürüz.
Tablo tasarımını öğrendiğimize göre, şimdi tablolara veri girme, veri arama ve tabloların Access 2000 penceresi içinde görüntülenme yöntemlerinden söz edebiliriz. Bir veritabanı ile veri-işleme başlamadan önce verileri girmemiz gerekir!
Veri Düzenleme (Editing)
Access’te belki de en kolay yapacağınız iÅŸ, tabloya veri girmek olsa gerek: yeni oluÅŸturduÄŸunuz veya önceden mevcut bir tabloyu, veritabanı penceresinde açın ve baÅŸlayın sütunlara ve satırlara gönlünüzden geçenleri yazmaya. Fakat bunun daha kolay yolları da var.
Önce veri tablomuzun ekrandaki penceresinde yapabileceÄŸimiz görünüm deÄŸiÅŸikliklerinden söz edelim. Veri tablosunu, adını iki kere tıklayarak (Araçlar menüsünden Seçenekler maddesini ve Görünüm sekmesinde “Tek tıklatmada aç” seçeneÄŸini seçerek bunu deÄŸiÅŸtirebilirsiniz), veya tabloyu seçtikten sonra Veritabanı penceresinde Aç simgesini tıklayarak açabilirsiniz. Bir tablonun adını saÄŸ tıklayıp, açılacak menüden Aç maddesini de seçebilirsiniz.
Görünüm
Açtığınız bir veri tablosunun sütun genişliği, o alandaki verilerin tümünü rahatça okumanıza engel oluyorsa, iki sütun başlığının ortasındaki çizgiyi Mouse işaretçisi ile tutarak, sağa veya sola oynatarak, sütun genişliğini değiştirebilirsiniz. Bu sırada Mouse işaretçisi iki tarafında ok bulunan dikey çizgi şeklini alır.
Aynı şekilde satırlarınızın yüksekliğini de satır başlıklarının arasındaki çizgiyi Mouse işaretçisiyle tutarak, artırabilir, azaltabilirsiniz. Bir sütunun genişliğini değiştirdiğiniz zaman diğer sütunların genişlikleri etkilenmez; ancak bir satırın yüksekliğini değiştirirseniz, bütün satırların yüksekliği değişmiş olur. Sütun genişliklerinin Access 2000 tarafından otomatik olarak ve optimum ölçüde ayarlanmasını sağlamak için sütun başlığının sağ sınır çizgisini iki kere tıklayabilirsiniz. Sütun genişlikleri ve satır yüksekliklerini, sütunu ve satırı seçerek Biçim menüsündeki ilgili maddeleri seçerek de yapabilirsiniz. Mouse işaretçisini sütun veya başlığının üzerine getirin ve tıklayın (işaretçi sütun başlığında iken imlecin kısa ve kalın bir aşağı ok şekline döndüğünü göreceksiniz); şimdi sütun veya satır başlığını tıklarsanız, bütün sütun veya satır seçilmiş olur. Biçim menüsünden Satır yüksekliği veya Sütun genişliği maddesini seçerek ve açılacak diyalog kutularına gerekli değerleri girerek, ayarları değiştirebilirsiniz.
Veri girmenizi ve verilenizi incelemenizi engelleyen, o sırada içeriğini görmeniz gerekmeyen sütunları geçici olarak gizleyebilirsiniz. Sütunu seçtikten sonra Biçim menüsünden Sütunları gizle maddesini seçerseniz, Access 2000 bu sütunları geçici olarak ortadan kaldırır. Yine Biçim menüsünden Sütunları göster maddesini seçerek ve açılacak kutuda görüntülenmesini istediğiniz sütunların adının önüne işaret koyarak, yeniden görünmelerini sağlayabilirsiniz.
Veri girme
Her veri tablosunun son satırı, yeni kayıt girmeniz için hazır sayılır. Yeni bir kayıt girmek için, sütun başlığında bir yıldız simgesi bulunan son satırın herhangi bir sütununa tıklayarak, klavyeden verilerinizi girebilirsiniz. Aynı işi Araç buçuğunda Yeni Kayıt simgesini tıklayarak da yapabilirsiniz.
Veri tablosu içinde kayıttan kayıda ve bir kayıtta alandan alana geçebilmek için, Mouse iÅŸaretçisini arzu ettiÄŸiniz kutunun içinde tıklayabilirsiniz; klavyede ok tuÅŸlarına, veya sekme ve Enter tuÅŸlarına basarak imleci arzu ettiÄŸiniz yere götürebilirsiniz; bu tuÅŸların imleci yeni alanın başına mı, sonuna mı götüreceÄŸini Araçlan menüsünden Seçenekler’i ve orada Klavye sekmesini seçerek de belirleyebilirsiniz. Ä°lmecin içinde bulunduÄŸu hücrenin satır baÅŸlığında bir kalem simgesi belirir; bu o satırın edit edilmeye (düzenlenmeye, deÄŸiÅŸtirilmeye, ek yapılmaya) hazır olduÄŸunu gösterir. Bir mücrede varolan verinin önüne, arkasına, içine yeni veri yazabilirsiniz; mevcut veriyi silebilirsiniz; baÅŸka ylerde Windows panosuna kopyaladığınız metin, sayı veya diÄŸer unsurları Access hücrelerinize yapıştırabilirsiniz. Windows Panosuna kopyalanmış unsur Access 2000 veritabanında bulunması imkanı olmayan bir unsur ise Düzenr menüsünde yapıştırmayla ilgili maddeler etkin olmaz; klavlede Ctrl+V tuÅŸuna basmanız da bu öğeyi Acces veri tablosuna yapıştırmaz.
Bir kaydı (satırı) veya bir alanı (sütunu) silmek için Düzen menüsünden Kayıt Sil ve Sütun Sil maddelerini seçmeniz yeter. Araçlar menüsünder Seçenekleri ve Düzen/Bul sekmesinde Onayla bölümünde hangi silme iÅŸlemleri için Access 2000’in sizden oınay istemesini arzu ettiÄŸinizi de belirtebilirsiniz. Kayıt silme iÅŸlemi, onaylandıktan sonra veritabanına kaydedilir ve bir daha geri alınamaz.
Veritabanındaki bilgilerin birbiri ile tutarlı olmasına bilgi tutarlılığı (referential integrity) denir ve bunu korumak için Access 2000 bazı sütunları ve tabloları silmenize izin vermez. Aşağıda ilişkilendirme konusu ele alırken, bilgi tutarlığından söz edeceğiz. Bazı sütunları ve satırları silmeye çalıştığınız zaman, ilişkileri korumak isteyen ve silme işlemi dolayısıyla başka kayıtları ve sorguları silmek zorunda kalan Access 2000, sizden onay isteyecektir.
Sıralama
Veri tablosundaki kayıtlar, belirli alanlar itibariyle artan veya azalan sıraya sokulabilir. Sıralamak istediğiniz sütunu seçin ve Araç çubuğunda artan veya azalan sıralama simgesini tıklayın. Bunu, Kayıtlar menüsünde önce Sırala, sonra da Artan veya Azalan sıralama maddelerini seçerek de yaptırabilirsiniz.
Sığralama işlemini sıralayacağınız sütundaki herhangi bir satırı sağ tıklayıp,açılacak menüden, Artan Sıralama ve Azalan Sıralama maddelerini seçerek de yapabilirsiniz.
Artan sıra, sayılarda en küçükten en büyüğe, tarihlerde en eskiden en yeniye, metinlerde ise A’dan Z’ye demektir. Azalan sıra ise bunun tersidir. Access’te her bir satır bir kayıt sayıldığı için bir sütunu sıraladığınız zaman o satıra ait diÄŸer hücrelerdeki bilgiler de sıralanan sütundaki hücre ile birlikte yeni yerlerine giderler; böylece bir satırın hücreleri yer deÄŸiÅŸtirmemiÅŸ olur.
Arama ve DeÄŸiÅŸtirme
Veri tablolarınız bir deÄŸeri gözle aramanıza imkan vermeyecek kadar büyük olabilir. Bu durumlarda bir deÄŸeri bulmak için Access 2000’in yardımını isteyebilirsiniz. Araç çubuÄŸundaki Bul simgesini tıklayarak veya Düzen menüsünden Bul maddesini seçerek, arama yaptırabilirsiniz. Access 2000’in bir yeniliÄŸi Bul ve DeÄŸiÅŸtir araçlarının tek kutuda iki sekme halinde toplanmasıdır. Ä°ki sekme arasındaki görünüm farkı DeÄŸiÅŸtir sekmesinde bulunacak deÄŸerin yerine konulacak yeni deÄŸerin girileceÄŸi kutunun bulunmasıdır.
Bulma işlemi ya o sırada imlecin içinde bulunduğu bir alanda, ya da tablonun tümünde yapılır. Bul sekmesinde Aranan kutusuna aradığınız değeri yazın; aramanın yapılacağı yeri gösteren Bak kutusunun seçme okunu tıklayarak, aramanın tablonun tümünde mi, yoksa imlecin bulunduğu sütunda mı (imleç bir sütunda değilse, birinci sütunda) yapılacağını belirtin. Eşleştir kutusunda ise aramanın yapılacağı alan parçasını belirtebilirsiniz. Aradığınız değerin sadece alanın tümünü olduğu durumların bulunması için bu kutuda Tüm Alan; alanın herhangi bir bölümü olduğu durumların bulunması için Alanın Bir Bölümü; ve verdiğiniz değerle başlayan alanların bulunması için de Alanın Başlangıcı seçeneklerini seçmeniz gerekir.
Arama kontrollerinin tümünü görüntüleyerek arama kutusunu büyütmeye yarayan Tümü düğmesini tıklarsanız, Arama yönünü belirtebileceğiniz bir seçme kutusu ortaya çıkar. Buradaki seçenekleriniz, aramanın imlecin bulunduğu noktadan yukarı veya aşağı ya da tüm tabloda yapılmasını sağlar.
Bul kutusu geniÅŸlediÄŸinde ortaya çıkan diÄŸer bir kontrol unsuru ise aranan kutusuna yazdığınız deÄŸerin büyük harf-küçük harf oluÅŸu ile bulunmasını istediÄŸiniz deÄŸerin büyük hadrf-küçük harf oluÅŸu arasında iliÅŸki kurup kurmamaktır. EÄŸer Access, sizin kullandığınız harflerin büyük veya küçük oluÅŸuna dikkat etsin istiyorsanız, Büyük Harf/Küçük Harf EÅŸleÅŸtir kutusuna iÅŸaret koyun. Bu durumda, örneÄŸin “tas” deÄŸerini arattırdığınızda “Tas” ve “TAS” bulunmayacaktır.
Buradaki “Alanları biçimli olarak ara” kontrolü ise tarih/saat gibi veya para birimi gibi belirli biçimlerde görüntülenen alanların, veritabanında bulunduÄŸu basit ÅŸekliyle deÄŸil, tablo tasarımı sırasında talep ettiÄŸimiz biçimde ele alınarak arama yapılmasını saÄŸlar. Bunu biraz açalım. Diyelim ki Tarih alanındaki deÄŸerlerimizin kısa tarih olarak biçimlenmesini istiyoruz. Bu biçim, Access 2000 tarafından ancak bu veri görünülendiÄŸi zaman uygulanır. Siz verileri “20-09-99” olarak girmiÅŸ olabilirsiniz; ama tasarım sırasında bu alan için uzun tarih biçimini seçtiyseniz, Access 2000, bu veriyi “20 Eylül 1999 Pazartesi” olarak biçimleyerek görüntüleyecektir. Arama yaparken, arama deÄŸeri olarak “20-09-99” yazar ve Access’ten bu deÄŸeri bulmasını isterseniz, ve “Alanları biçimli olarak ara” seçeneÄŸi seçilmiÅŸ olursa, aradığınız deÄŸer hiç bir zaman bulunamayacaktır. Çünkü Access sizin biçik talimatına uygun olarak tarihleri uzun biçimde biçimliyor fakat siz kısa tarih biçiminde aranacak deÄŸer veriyorsunuz. Oysa bu kutu iÅŸaretlenmemiÅŸ olsa idi, Access verdiÄŸiniz meÅŸru tarih biçimini tablosundaki bütün tarih biçimleriyle karşılaÅŸtıracak ve verdiÄŸiniz tarihi bulursa, bu kaydı size gösterecekti.
“Alanları biçimli olarak ara” seçeneÄŸi seçilmiÅŸ olarak yapılan aramalar Access 2000’i olaÄŸanüstü yavaÅŸlatır. Alanın bir bölümü” seçeneÄŸi ve aranan yerin tüm tablo olması da Access 2000’in arama hızını düşürür.
Değiştirme, bulmaya dayanan ve bulunan değerlerin sizin vereceğiniz bir değerle değiştirilmesi işlemidir. Değiştir aracının neleri bulabileceğini, Bul aracını tanırken gördük. Burada sadece sağdaki farklı kontrol düğmeleri üzerinde duralım.
Sonrakini Bul düğmesini tıkladığınızda Access 2000, sadece bulma işlemini yapar; hiç bir şey değiştirmez. Aradığınız değerin doğru bulunduğuna ve değiştirmenin verilerinize zarar vermeyeceğine emin olduktan sonra Değiştir düğmesini tıklayabilirsiniz. Bu noktada değiştirme işinden vazgeçerseniz, İptal düğmesini tıklayın. Değiştir düğmesi, sadece bulunan değeri değiştirmekle kalmaz, varsa, bir sonraki aranan değeri bulur. Tümünü Değiştir düğmesi ise tek tek bulma-değiştirme yerine tablonuzdaki tüm aranan değerleri otomatik olarak bulur ve onay gerekmeden değiştirir. Bu düğmenin gerçekten hızlı çalıştığını göreceksiniz. Ama bu düğmenin bir özelliği daha var ki, tıklamadan önce iki kere düşünmeniz yerinde olur: yaptığınız değişiklikler kalıcı olur; geri alınmaz.
Süzme
Bul aracı ile verilerde araştırma yapmak mümkün olmakla birlikte, kimi zaman belli bir ölçüte uygun tüm kayıtları birarada görmek isteyebiliriz. Bunu Süz aracıyla yaparız. Sözgelimi, elimizdeki veride sadece ikinci yarıyıl sınavında 5 alan öğrencilerin veya oturduğu yer Tekirdağ olanların, sadece erkeklerin veya sadece kadınların listelenmesini isteyebiliriz.
Bunu yapmanın en kolay yolu Seçime Göre Süzme yöntemidir. Süzme ölçütü olacak verinin bulunduÄŸu kaydın, ilgili alanını (sütununu) bulun ve Access 2000’e bu sütunda sadece bu deÄŸeri içeren kayıtları göstermesini, diÄŸerlerini göstermemesini bildirin. Ölçük olarak kullanacağınız verinin bulunduÄŸu sütunu tıklayın ve ya Araç çubuÄŸundan Seçime Göre Süz simgesini tıklayın, ya da veritabanında bir yeri saÄŸ-tıklayıp açılan menüden Seçime Göre Süz maddesini seçin.
Veri tablosunun büyüklüğüne ve seçtiÄŸiniz alanın endekslenmiÅŸ olup-olmamasına göre, Access 2000, seçme ve sadece seçilenleri görüntüleme iÅŸini sür’atle yapacaktır.
Listede sadece seçilen kritere uygun veri içeren kayıtlar yer alırken, Araç buçuÄŸundaki Süzgeci Kaldır simgesi de etkin hale gelecektir. Bu simgeyi tıklayarak, tablonun tümünü görüntületebilirsiniz. Access 2000, tablonuza uyguladığınız son süzme iÅŸleminin ölçütünü unutmaz ve bu simgeyi yeniden tıkladığınızda son süzme iÅŸlemi yeniden uygulanır. (Süzgeci kaldırdığınızda bu simgenin etiketi Süzgeci Uygula ÅŸeklinde deÄŸiÅŸir.) Bir tablonun tümünü deÄŸil sadece süzülmüş kayıtları içerdiÄŸini, tablonun alt kenarındaki “(Süzülmüş)” kelimesinden anlarız. Bu kelimenin yanında kaç adet süzülmüş kayıt olduÄŸu da gösterilir.
Seçme yoluyla süzme iÅŸlemi birden fazla alan veya deÄŸer ölçüt kullanılaarak da yapılabilir. Diyelim ki seçme iÅŸlemini bir sınıftaki öğrencilerin listesinde hem cinsiyet, hem de alınan nota göre uygulamak istiyorsunuz. Bunu yapabilmek için, uygulayacağınız birden fazla ölçüt veri deÄŸerinin tabloda yanyana sütunlara gelmesini saÄŸlayın. Bir sütunun tümünü seçer ve Mouse iÅŸaretçisiyle sütun baÅŸlığını tutarak, iÅŸaretçiyi diÄŸer iki sütunun arasına götürürseniz, iÅŸaretçinin bulunduÄŸu aralıkta koyu tonlu bir çizgi oluÅŸtuÄŸunu görürsünüz; Mouse iÅŸaretçisini burada bırakırsanız, sütun tümüyle bu yere taşınmış olur. Bu suretle sütunları yanyana getirerek, arama ölçütü olacak deÄŸerleri de birbirine komÅŸu yapmış olursunuz. Åžimdi, Mouse iÅŸaretçisini ölçüt olacak verilerin en soldakinin veya en saÄŸdakinin üzerine getirin (iÅŸaret simgesinin kalın ve içi boÅŸ artı iÅŸaretine döndüğüne dikkat edin) ve Mouse’un sol düğmesini tutun; ölçüt olacak deÄŸerlerin sonuncusuna kadar sürükleyin. Ölçüt olarak kullanacağınız bütün veriler seçilmiÅŸ olacaktır. Åžimdi, ya saÄŸ tıklayarak ve açılan menüden Seçilenlere Göre Süz maddesini seçerek, ya da Araç çubuÄŸundan aynı adı taşıyan simgeyi tıklayarak, Access 2000’e çok ölçütlü süzgeç uygulattırabilirsiniz.
Seçme yoluyla süzme işlemini, altalta kayıtların değerlerini ölçüt alarak da yapabilirsiniz. Bunun için, Mouse işaretçisini bir satırdaki bir değerin üzerine getirin ve işaret simgesi kalın ve içi boş artı işaretin